Året rundt i Coding Pirates

Årligt

Generalforsamling
  • Indkaldelse til generalforsamling efter gældende vedtægter
  • Afholdelse af generalforsamling i marts/april (generalforsamlingerne skal afholdes i perioden efter hovedforeningens generalforsamling, som typisk afholdes i slutningen af februar, og før deadline af nedenstående dokumenter, som er den 1. maj)

Indsendelse af foreningsdokumenter

Efter afholdelse af generalforsamling skal følgende dokumenter sendes – underskrevet af alle i bestyrelsen – til Coding Pirates Denmark samt foreningens egen bank inden den 1. maj:

  • De nye, vedtagne vedtægter (underskrevet af alle i bestyrelsen inkl. suppleanter)
  • Referatet fra generalforsamlingen (underskrevet af alle i bestyrelsen inkl. referent og ordstyrer)
  • Årsregnskabet (underskrevet af alle i bestyrelsen samt lokalforeningens eksterne revisor)

Dokumenterne til Coding Pirates Denmark sendes til [email protected].

Opdatering af foreningsinfo

Undersøg, om vi har de korrekte oplysninger om jeres forening eller afdeling på vores officielle platforme:

  • På jeres egen underside på hjemmesiden
  • I medlemssystemet (tid, sted, bestyrelse, afdelingskaptajn)
Fornyelse af børneattester

Vi anbefaler, at I indhenter fornyede børneattester på alle jeres frivillige hvert 2. år. Men det er ikke et krav.

Fornyelse af CVR-nummer

I skal huske at forny jeres CVR-nummeret hvert 3. år.

I vil automatisk få en mail, når det er tid til at forny CVR-nummeret. Det er derfor vigtigt, at jeres forenings mailadresse er rigtig og opdateret.

Hvis I ikke får fornyet CVR-nummeret, når det er tid, kan jeres kommune ikke udbetale penge eller sende regninger til foreningen.

Før hver sæson

Få overblik over sæsonen
  • Opdatér antallet af aktive frivillige i sæsonen
  • Indhent børneattester på nye frivillige
  • Kontakt til samarbejdspartnere som f.eks. biblioteker, skoler, virksomheder eller andre organisationer i forhold til rekruttering af nye pirater samt frivillige
  • Skal sæsonen have et overordnet tema eller skal I på virksomhedsbesøg?
Planlæg klubaftenerne
  • Hvilken ugedag skal klubaftenen være? Og i hvilket tidsrum?
  • Hvilke aldersgrupper skal inviteres? Skal der være flere hold?
  • Hvornår skal sæsonen starte og slutte? Fastsæt gerne begge dage med det samme (Husk at tage højde for ferier, helligdage, konfirmationer samt særlige begivenheder på lokationen, som være afgørende for brug af lokalet)
  • Skal der indkøbes eller anskaffes ny teknologi til sæsonen?

Efter endt tilmeldingsfrist:

  • Dan et overblik over holdsammensætning
  • Send en bekræftelsesmail til alle deltagere med informationer om sæsonens klubaftener, særlige inforamtioner om lokationen, om pauser, forventet adfærd og hvad der skal medbringes. Tilføj også gerne informationer til forældrene om deres i forbindelse med foreningen og klubaftenerne (Må de være til stede? Kan de bidrage? osv.)
Opdatering af foreningsinfo

Medlemssystemet

  • Opret hold og inviter børn til klubaftenen
  • Opdater info om de frivillige

Egne foreningssider

  • Egen underside på hjemmesiden
  • Facebookside- eller gruppe
  • Maskinrummet
PR og markedsføring

Rekruttering og synlighed

  • Rekrutteringskampagne til sæsonen – tag ud til messer, biblioteker og skoler – og planlæg en kampagne på jeres sociale medier
  • Udsend en pressemeddelelse i jeres lokale medier omhandlende sæsonstarten, en god historie, særlige klubprojekter, events, rekruttering eller lignende

» Gode råd til rekruttering af pirater
» Gode råd til rekruttering af frivillige

Indkøb af materialer og merchandise

  • Indkøb af materiale til brug til klubaftenerne (Husk, du kan få rabat til indkøb af materialer hos vores samarbejdspartnere i rabatkataloget)
  • Indkøb af trøjer eller andet merchandise til nye frivillige og pirater
  • Indkøb og/eller design af egne roll-ups, bannere og flyers

» Gå til rabatkataloget
» Gå til designguiden
» Gå til frivillig-shoppen

Planlægning af sæsonens arrangementer

  • Planlæg et “Åbent hus”-arrangement i løbet af sæsonen
  • Planlæg et “Tag en ven med”-arrangement i løbet af sæsonen
  • Planlægning af øvrige events og frivillig-arrangementer
Onboarding af nye børn og frivillige

Medmindre I er en helt ny forening, vil der som regel være en gruppe af nye børn og frivillige til hver sæson. Det er vigtigt, at der bliver taget særlig hånd om dem, så de føler sig velkomne og får lyst til at komme igen og igen.

» Gode råd til onboarding af børn og unge

» Gode råd til onboarding af frivillige

Hver uge

Tag billeder

Husk at tage billeder til jeres klubaftener – udnævn evt. en fast frivillig, der tager billeder. Det er sjovt for både børn og frivillige at se sig selv på billeder. Og så er det sjovt historisk at se billeder af de projekter, man har haft i årenes løb.

Opslå billeder og gode historier på jeres egne medier – og husk at indsende gode historier til Sekretariatet ([email protected]).

Vær opmærksom på, at der kan være nogle børn, der har sagt nej til at være på billeder. Tjek medlemssystemet.

Løbende opfølgning
  • Husk løbende at følge op på klubaftenerne i frivilliggruppen – tag evt. et kort møde før eller efter hver klubaften
  • Opfølgning på ansvarsområder til næste gang
  • Evaluering af igangværende projekter

Hver måned

Opsamling
  • Lav gerne en opsamling på måneden, der er gået
  • Få styr på næste måneds vagtplan
  • Kommunikér eventuelle ændringer i planlægningen ud til medlemmerne

Efter hver sæson

Evaluering og afslutning
  • Evaluering af sæsonen, der er gået. Hvad har været en succes? Hvad skal vi have med i næste sæson? Hvilke projekter skal vi fortsætte med? Hvad ser børnene tilbage på? Hvad ser de frivillige tilbage på?
  • Hold et afslutningsarrangement – og gerne et særskilt kun for frivillige
  • Gå straks i gang med at planlægge næste sæson

Årshjul (lokalt)

Januar/februar: Forårssæsonstart

Marts-april: Afholdelse af lokale generalforsamlinger

1. maj: Deadline for indsendelse af regnskab

Maj/juni: Sæsonafslutning

August/september: Efterårssæsonstart

November/december: Sæsonafslutning

Årshjul (nationalt)

Februar/marts: Landsmøde og generalforsamling i Coding Pirates Denmark

Maj: Børne IT-konference

Juni: Folkemøde på Bornholm

August: BOOST (event for frivillige)

Oktober: EXPLORE (event for frivillige)

November: Game Jam

Hjælp os med at blive bedre

Hvis du har tilføjelser, rettelser eller input til Frivilligportalen, så send dem gerne til [email protected]

Coding Pirates Denmark
Sverigesgade 20, 1. sal
5000 Odense C
[email protected]
+45 27 83 65 25

Mandag-torsdag kl. 9-16
Fredag kl. 9-13

CVR: 35552316

Privatlivspolitik