Rekruttering af frivillige

Forside » Rekruttering » Rekruttering af frivillige

Når man skal rekruttere nye frivillige, er en god onboarding ofte nøglen til at de frivillige har lyst til at blive. Der er ikke lavet studier inden for onboarding af frivillige, men når det kommer til nyansatte viser det sig, at:

  • 9 ud af 10 beslutter sig inden for det første halve år, om de ønsker at fortsætte på en ny arbejdsplads
  • 22 % gør det, inden de når 45 arbejdsdage

Som tommelfingerregel siger man, at en interesseret frivillig skal have sit første aktive møde med andre frivillige inden for en uge for at bibeholde interessen og følelsen af at være værdsat for sin indsats.

Det kan til tider være svært. Men netop derfor er det vigtigt at kunne holde de frivillige interesserede og engagerede hurtigt i processen. Og det opnås udelukkende ved en god onboarding. Hvis der pludselig står 20 frivillige i klubben, hvordan holder I så på dem?

Onboarding

Herunder finder du en række overvejelser om onboarding, som det er vigtigt at gøre sig, forud for rekrutteringen af frivillige.

Sæt rammerne klart op

Rammer og forventninger er grundstenene i at deltage i socialt samvær og til at støtte op om aktiviteter. Vær ikke bleg for at stille krav til de nye frivillige. Et fravær af krav eller for løse former får mange frivillige til at stoppe, inden de er begyndt, da deres opgave ikke er defineret, og deres tilstedeværelse derfor virker uden betydning.

Gør det klart fra starten, at det tager tid at finde sig tilrette, og at I andre frivillige også har skulle finde jer selv til rette.

Gør plads til alle

“Når jeg møder op som frivillig, er det en gave i sig selv”

Det er det på sin vis også. Men alle de andre i foreningen er også frivillige.

Som både ny og gammel frivillig er det en god idé at holde sig for øje, at:

  • Det ikke altid handler om dig – men om at skabe rammerne i fællesskab
  • Det er vigtigt, at vi har mange forskellige frivillige i frivilliggruppen
  • Vi skal erkende, at for at give plads skal vi lave plads
  • Vi ikke forventer, at nye frivillige nødvendigvis passer ind i “det vi plejer at gøre”

For at en onboarding skal være en succes, skal alle parter være opmærksomme på at gøre plads til nye input, tanker og personlighedstyper.

Giv ejerskab over aftenen

Som ny frivillig kan man hurtig blive en perifer medspiller. Måske kan man ikke deltage på samme måde som andre frivillige, eller måske man ikke kommer med de kompetencer, som de andre frivillige ser som kernekompetencer. 

Derfor er det en god idé at give nye frivillige mulighed og ramme for at prøve sig selv af og vise, hvad de kan. Det kan eksempelvis være:

  • At skabe sin egen ansvarspost
  • At udvikle et delforløb, hvor børn og frivillige skal arbejde sammen på en ny måde 
  • At arbejde mere direkte med en bestemt teknologi, som den nye frivillige brænder for

Det er altså vigtigt, at de nye frivillige får medejerskab over aktiviteterne til klubaftenerne. Giv dem rum til at prøve ting af og til at kvaje sig, uden at det skal farve billedet af, hvem man er som frivillig.

Giv klare informationer

Det vigtigste er selvfølgelig, at der gives klare informationer. Misser nye frivillige informationer, bliver det hurtigt tolket som at være udenfor kredsen af frivillige, og der er større sandsynlighed for, at de nye frivillige stopper. Så derfor:

  • Tag ekstra hånd om nye frivillige – særligt de første tre måneder
  • Følg op på, at de har fået informationerne og på at rose og guide dem i, hvad de gør rigtigt, og hvordan de kan klare udfordringerne bedre næste gang
  • Undgå at nye frivillige bliver overladt til sig selv, og at de gamle frivillige, som er vant til selv at finde oplysningerne i første hug, overser, at tingene måske er blevet for interne i frivilliggruppen
  • Giv klare informationer. Hellere én gang for meget end én gang for lidt
  • Det er ikke den nye frivilliges ansvar at vide, hvor hun eller han skal henvende sig. Det er foreningens ansvar at tage hånd om de frivillige, som gerne vil hjælpe til.
Sæt holdet

Det er en fordel, hvis der er mange forskellige kompetencer i frivilliggruppen. Når en ny sæson skal forberedes og planlægges, kræver det en holdindsats på tværs af de frivillige. Derudover kræver det, at opgaverne koordineres godt mellem de frivillige.

Herunder har vi udformet en liste over forskellige typer af frivillige. Det er ikke nødvendigt eller ønskeligt, at alle typer ere til stede. Men brug det som en hjælp til at klarlægge de frivilliges kompetencer og ønsker. Måske er der et uset match.

Frivillige til klubaftener (internt)

  • Eksperter (fagpersoner)
  • Kreative
  • Pædagoger
  • Ildsjæle
  • Tovholdere (praktisk)
  • Hjælpere (semieksperter)
  • En der står for forplejningen
  • En der står for at onboarde nye frivillige og pirater
  • Mikrofrivillige

Administrative frivillige (eksternt)

  • Afdelingskaptajn
  • Eventkoordinator
  • Bestyrelsesmedlemmer (kontakt til offentlighed, samarbejdspartnere og generel administration)
  • En der står for rekruttering
  • En der står for administrativ onboarding
  • En der står for PR/kommunikation

Konkrete tiltag

Når vi taler rekruttering af frivillige, kan der både være tale om direkte og indirekte rekruttering. 

Direkte er når vi henvender os direkte til dem, vi gerne vil have som frivillige. Indirekte er f.eks., når vi gør opmærksom på at vi eksisterer, og at folk heraf melder sig som frivillig.

Indirekte rekruttering

Ofte har vi ikke direkte kontakt til den person, der reelt er interesseret. Ofte skal denne kontakt etableres gennem andre frivillige, forældre til pirater, arbejdskollegaer eller en helt tilfældig samtale med en medpassager i toget, som skaber kontakten og interessen for at blive frivillig. Derfor er det ikke sikkert, at man kan se et direkte resultat af rekrutteringen. Tænk derfor langsigtet, og selvom det ikke virker i første hug, så prøv igen og vid at det er med til at skabe forudsætninger for den løbende rekruttering.

Den indirekte rekruttering er f.eks. gennem pressemeddelelser og dagligdags-opdateringer om hvad I laver i foreningen på jeres sociale medier, i lokalavisen og gennem nyhedsbreve omhandlende foreningen.

Generelt er den indirekte rekruttering en forudsætning for den direkte rekruttering. Ved at sprede kendskab og troværdighed omkring foreningen, så er der langt større chance for, at den direkte rekruttering virker efter hensigten.

Et generelt tiltag er SYNLIGHED

  • Sæt roll-ups op, hver gang I er aktive og har klubaften
  • Vær åbne og imødekommende for interesserede
  • Hav postkort eller flyers parate med kontaktinfo
  • Husk at alle frivillige har Coding Pirates-t-shirts på, så interesserede kan se, hvor de kan henvende sig
  • Del klistermærker ud til børn og frivillige til computere, tasker m.m.
Direkte rekruttering

Den direkte rekruttering er meget ressource-tung, da vi bruger meget energi på noget, som ikke sikrer et direkte resultat, dvs. en ny frivillig. Men ligesom den indirekte rekruttering drejer det sig om synlighed og også tilgængelighed. Jo kortere og mere direkte vejen er, jo større sandsynlighed er der for at skaffe de rigtige frivillige.

I forbindelse med den direkte rekruttering er der flere eksempler på tiltag:

  • Afholde et åbent event for frivillige f.eks. et åbent informationsmøde
  • Afholde et eksternt event f.eks. en stander på biblioteket eller i gågaden til eksempelvis Open By Night-arrangementer eller lignende
  • Alternativt kan man henvende sig på lokale udddannelsesinstitutioner, som ofte har mulighed for, at man kan deltage til særlige arrangementer med en stand eller et oplæg
Rekrutteringskanaler

Kortlæg jeres eget netværk. Man kan hurtigt bruge tid på ressourcetunge omveje, men måske man selv sidder med en direkte vej til frivillige i sit netværk.

Klarlæg derfor altid i fællesskab de frivilliges og foreningens netværk.

Internt netværk

  • Personlige bekendtskaber
  • Venner og familie
  • Forældre
  • Ældre søskende (til pirater)
  • Tidligere kodepirater og frivillige

Eksternt netværk

  • Elever og undervisere på lokale studier og uddannelsesinstitutioner
  • Lokale virksomheder
  • Kommunen
  • Frivilligportaler 
  • Makerspaces
  • Folkeskoler

Husk også på, at det også er muligt at deltage i forskellige arrangementer i samarbejde med lokallivet for at skabe opmærksomhed hos både børn og voksne. Det kan f.eks være til sommerfester, gadefester, byfester, frivilligdage, messer, kulturdage m.m.

Afhold et åbent informationsmøde

Annoncering af eventet

  • Skriv en pressemeddelse med information om eventet. Husk at medsende et godt billede/pressefoto (link til skabelon)
  • Annoncerering via presse, medier og SoMe-kanaler (link til SoMe-materiale)
  • Mails til forældre (link til eksempel)
  • Gå sammen med andre Coding Pirates-lokalforeninger i andre byer eller andre foreninger som f.eks. Spejderne, e-sport, ungdomsskoler, skolefritidsordninger m.m. Det giver en større rækkevidde, og man får også introduceret og netværket med frivillige fra andre organisationer.

Forberedelse

  • Hav en opstartsdato for klubaften parat, så interesserede ved, hvornår de skal af sted næste gang, hvis de ønsker at blive frivillige.
  • Lav infoflyers med kontaktinfo på foreningen
  • Opsæt roll-ups for at skabe opmærksomhed – helst ved indgangen til mødet, så forbipasserende også kan fristes til at deltage

Til selve informationsmødet

  • Giv konkrete informationer om foreningen, både hoved- og lokalforeningen. Fortæl bl.a. hvor mange afdelinger, I har og  hvor længe lokalafdelingen har eksisteret
  • Fortæl hvordan en klubaften foregår for de frivillige
  • Giv et godt overblik over sæsonen med information om de klubaftener og events, som de forventes at deltage i som frivillige
  • Kom med eksempler på, hvilke funktioner man kan have som frivillig i foreningen. Husk også at der kan være potentielle bestyrelsesmedlemmer blandt de fremmødte. Se listen over forskellige typer og ansvarsområder her
  • Fortæl om hvor mange børn og unge I regner med at have den kommende sæson, aldersgrupper, og hvor mange de evt. skal arbejde med
  • Introducér gerne hvilken tilgang jeres afdeling har: Specifik teknologi, pædagogik, sæsonplanlægning m.m.
  • Gør opmærksom på at vi tager vores ansvar seriøst og informér bl.a. om børneattester og kontingenter. Som frivillig og medlem er man med til at skabe en demokratisk foreningen.
  • Afsæt tid til at få talt med den enkelte og lav gerne konkrete aftaler på dagen om, hvornår de kan deltage første gang, hvis de har interesse.
Åbne klubaftener

Det mindste ressourcekrævende og ofte også mest succesfulde er at afholde åbne klubaftener. Nogle klubber afholder hele tiden åbne klubaftener, mens andre planlægger en eller to åbne klubaftener i løbet af sæsonen.

Åbne klubaftener giver mulighed for at de interesserede kan møde jer, der hvor I er. De kan få et godt indtryk af, hvem I er, hvad I laver og hvor vedkommende ville kunne passe ind. 

Sørg derfor altid for at:

  • Have flyers med korrekt kontaktinformation
  • Have roll-ups placeret ved indgange, som kan indfange forbipasserende
  • Udpege en eller flere frivillige, der rekrutterer på aftenen, så man kan gå til og fra og give sig tid til de interesserede frivillige

En aften behøver ikke at være særlig eller forløbe perfekt for at kunne blive “vist frem”. Det handler om at vise et sandfærdigt billede af, hvordan klubaftenerne er hos jer. Hvis det afskrækker den interesserede, at ikke alt er perfekt, så var det ikke et match uanset. Det særlige opstår i, at vedkommende føler sig velkommen, og at interessen går begge veje.

Deltag i eksterne events med en stand

Det er muligt at deltage med en stand til en del forskellige kulturarrangementer. Standen kan være af forskellig størrelse. Målet er at informere og mødes en-til-en med de interesserede.

Vi har samlet en række ting, som I med fordel kan medbringe:

  • Roll-ups til blikfang
  • Flyers/postkort/visitkort til uddeling. Det vigtigste er, at der er korrekt kontaktinfo på
  • Konkrete datoer på klubaftener, som interesserede kan deltage i snarest muligt
  • Eksempler på projekter og forløb, I har arbejdet med tidligere.
  • Er der mulighed for det, så tag interesserede pirater med og lav en demonstration af, hvad I laver på klubaftenerne, så potentielle frivillige kan møde børnene og få et indtryk af dem såvel som klubaftenerne.
Lokale undervisningsinstitutioner

Hvis man henvender sig på uddannelsesinstitutioner, er der mange måder, man kan rekruttere på:

  • Opsætning af flyers og plakater
  • Afholde infomøde på stedet. Se i øvrigt Sådan afholder du et åbent informationsmøde
  • Afholde et oplæg til større og mindre forsamlinger
  • Rekrutteringsvideo på info-skærm
  • Enkelte steder har de digitale løsninger (nyhedsbreve, hjemmeside, online fora osv.), som kan være indgangsvinklen

Kontakt sekretærkontoret og aftal nærmere.

De lavthængende frugter

Den daglige synliggørelse i foreningen er den bedste reklame. Her viser vi, hvad vi kan – og der er også plads til at nogle aftener er sværere end andre, men at det helt sikkert bliver en god klubaften alligevel.

Vi har samlet eksempler på lavthængende frugter, som ikke kræver den helt store indsats, men som man nemt kan glemme i en travl hverdag:

  • SYNLIGHED: Husk at opstille bannere, læg flyers og infofoldere frem og hav Coding Piratese-merchandise på (f.eks. t-shirts, caps og keychains). På den måde kan alle se, hvem I er.
  • TAG EN VEN MED: Der er rig mulighed for at rekruttere nye frivillige på en almindelig klubaften. Opfordr f.eks. de frivillige til at tage en ven med til en åben klubaften.
  • LOKALPRESSEN: Der gemmer sig mange gode historier – alt fra historier om en sej frivillige eller et spændende projekt. Kontakt den lokale presse og aftal nærmere.
  • SOCIALE MEDIER: Sociale medier er et godt sted at møde nye frivillige. Vær aktiv og husk at følge de personer, som liker jeres opslag trofast. Måske er det dem, der skaffer jeres næste frivillige. I kan også poste nogle penge i et opslag, som I målretter jeres eget lokalområde.

Husk, at Sekretariatet står klar til at guide jer og give jer gode råd.

Offboarding

Når en frivillig stopper, er en god offboarding mindst lige så vigtig som en god onboarding. Den frivillige er fortsat ambassadør for foreningen, og måske har den frivillige lyst til at blive frivillig på en ny måde.

Frivillig på en ny måde

Når en frivillig af forskellige årsager vælger at stoppe, så hænger det ofte sammen med, at der ikke er tid eller overskud til den ugentlige klubaften længere.

Men selvom man ikke længere kan deltage aktivt på selve klubaftenen, kan man som frivillig stadig bruge den erfaring og viden, man har opbygget gennem tiden:

  • Man har fået et bredere netværk, som kan komme til gavn for foreningen, selvom man ikke selv er direkte aktiv
  • Man kender foreningen og klubben og kan fungere som ambassadør til rekrutteringsarrangementer, som ofte afholdes enkelte gange om året
  • Man kan deltage som mikrofrivillig og være med på Game Jams eller enkelte klubaftener med sin ekspertise
  • Man kan være tilknyttet bestyrelsen og blive valgt ind, så man kan udføre administrative opgaver, som kræver kendskab til foreningen og klubaftenerne
  • Man kan vidensdele, så det, man har erfaret, ikke går tabt hver gang, et medlem træder ud.

Og så er det vigtigt at huske, at frivillige også kan holde orlov eller pause. Og at det er okay at træde ud for en periode og så vende tilbage igen.

Materiale til rekruttering

Herunder har vi samlet al det indhold vi har til rekruttering af frivillige. Der kommer løbende nyt indhold.

Grafisk materiale

Video: Gør en forskel og bliv frivillig

» Download video

Billede: Kom og bliv frivillig

» Download billede [1024×500]

Tekster

Opslag: Vi søger frivillige

Teksten kan bruges til at søge frivillige i nærområdet eller ved at slå det op i lokale frivilligjob-børser.

» Læs opslaget

Opslag til sociale medier

En kort opsummering til brug på sociale medier om det at være frivillig i Coding Pirates.

» Opslag til sociale medier

Præsentationer

Præsentation til kommende eller nye frivillige

En gennemgang af hvad Coding Pirates er med tilhørende øvelser i Scratch. Ideel til brug til åbne informationsmøder, eller hvis man er ude for at holde oplæg. Præsentationen kan justeres efter behov.

» Download præsentationen (KOMMER SNART)

Merchandise

Design jeres eget merchandise

Det er muligt at downloade skabelonerne og designe videre i f.eks. Adobe. På den man kan I få et personligt præg på jeres merchandise – f.eks. eget afdelingsnavn på roll-ups eller jeres egen tekst på en flyer.

» Gå til skabeloner i designguiden

Køb merchandise i frivillig-shoppen

Ligesom skabelonerne er det også muligt at sætte jeres eget præg på det merchandise, I indkøber fra shoppen. Kontakt Sportyfied, hvis I har specielle ønsker: Tine Hegelund – [email protected].

» Gå til frivillig-shoppen

Hjælp os med at blive bedre

Hvis du har tilføjelser, rettelser eller input til Frivilligportalen, så send dem gerne til [email protected]

Coding Pirates Denmark
Sverigesgade 20, 1. sal
5000 Odense C
[email protected]
+45 27 83 65 25

Mandag-torsdag kl. 9-16
Fredag kl. 9-13

CVR: 35552316

Privatlivspolitik