Rekruttering af frivillige

Ofte har vi ikke direkte kontakt til den person, der reelt er interesseret. Ofte skal denne kontakt etableres gennem andre frivillige, forældre til pirater, arbejdskollegaer eller en helt tilfældig samtale med en medpassager i toget, som skaber kontakten og interessen for at blive frivillig. Derfor er det ikke sikkert, at man kan se et direkte resultat af rekrutteringen. Tænk derfor langsigtet, og selvom det ikke virker i første hug, så prøv igen og vid at det er med til at skabe forudsætninger for den løbende rekruttering.

Den indirekte rekruttering er f.eks. gennem pressemeddelelser og dagligdags-opdateringer om hvad I laver i foreningen på jeres sociale medier, i lokalavisen og gennem nyhedsbreve omhandlende foreningen.

Generelt er den indirekte rekruttering en forudsætning for den direkte rekruttering. Ved at sprede kendskab og troværdighed omkring foreningen, så er der langt større chance for, at den direkte rekruttering virker efter hensigten.

Et generelt tiltag er SYNLIGHED

• Sæt roll-ups op, hver gang I er aktive og har klubaften
• Vær åbne og imødekommende for interesserede
• Hav postkort eller flyers parate med kontaktinfo
• Husk at alle frivillige har Coding Pirates-t-shirts på, så interesserede kan se, hvor de kan henvende sig
• Del klistermærker ud til børn og frivillige til computere, tasker m.m.

Den direkte rekruttering er meget ressource-tung, da vi bruger meget energi på noget, som ikke sikrer et direkte resultat, dvs. en ny frivillig. Men ligesom den indirekte rekruttering drejer det sig om synlighed og også tilgængelighed. Jo kortere og mere direkte vejen er, jo større sandsynlighed er der for at skaffe de rigtige frivillige.

I forbindelse med den direkte rekruttering er der flere eksempler på tiltag:

• Afholde et åbent event for frivillige f.eks. et åbent informationsmøde
• Afholde et eksternt event f.eks. en stander på biblioteket eller i gågaden til eksempelvis Open By Night-arrangementer eller lignende
• Alternativt kan man henvende sig på lokale udddannelsesinstitutioner, som ofte har mulighed for, at man kan deltage til særlige arrangementer med en stand eller et oplæg

Kortlæg jeres eget netværk. Man kan hurtigt bruge tid på ressourcetunge omveje, men måske man selv sidder med en direkte vej til frivillige i sit netværk.

Klarlæg derfor altid i fællesskab de frivilliges og foreningens netværk.

Internt netværk

• Personlige bekendtskaber
  
• Venner og familie
• Forældre
• Ældre søskende (til pirater)
• Tidligere kodepirater og frivillige
  

Eksternt netværk

• Elever og undervisere på lokale studier og uddannelsesinstitutioner
• Lokale virksomheder
• Kommunen
• Frivilligportaler 
• Makerspaces
• Folkeskoler
  

Husk også på, at det også er muligt at deltage i forskellige arrangementer i samarbejde med lokallivet for at skabe opmærksomhed hos både børn og voksne. Det kan f.eks være til sommerfester, gadefester, byfester, frivilligdage, messer, kulturdage m.m.

Annoncering af eventet

• Skriv en pressemeddelse med information om eventet. ( link til eksempel)
• Husk at medsende et godt billede/pressefoto (link til folder. Husk at kreditere fotografen!)
• Annoncerering via presse, medier og SoMe-kanaler (link til SoMe-materiale)
• Mails til forældre (link til eksempel)
• Gå sammen med andre Coding Pirates-lokalforeninger i andre byer eller andre foreninger som f.eks. Spejderne, e-sport, ungdomsskoler, skolefritidsordninger m.m. Det giver en større rækkevidde, og man får også introduceret og netværket med frivillige fra andre organisationer.

Forberedelse

• Hav en opstartsdato for klubaften parat, så interesserede ved, hvornår de skal af sted næste gang, hvis de ønsker at blive frivillige.
• Lav infoflyers med kontaktinfo på foreningen
• Opsæt roll-ups for at skabe opmærksomhed – helst ved indgangen til mødet, så forbipasserende også kan fristes til at deltage

Til selve informationsmødet

• Giv konkrete informationer om foreningen, både hoved- og lokalforeningen. Fortæl bl.a. hvor mange afdelinger, I har og  hvor længe lokalafdelingen har eksisteret
• Fortæl hvordan en klubaften foregår for de frivillige
• Giv et godt overblik over sæsonen med information om de klubaftener og events, som de forventes at deltage i som frivillige
• Kom med eksempler på, hvilke funktioner man kan have som frivillig i foreningen. Husk også at der kan være potentielle bestyrelsesmedlemmer blandt de fremmødte. Se listen over forskellige typer og ansvarsområder her
• Fortæl om hvor mange børn og unge I regner med at have den kommende sæson, aldersgrupper, og hvor mange de evt. skal arbejde med
• Introducér gerne hvilken tilgang jeres afdeling har: Specifik teknologi, pædagogik, sæsonplanlægning m.m.
• Gør opmærksom på at vi tager vores ansvar seriøst og informér bl.a. om børneattester og kontingenter. Som frivillig og medlem er man med til at skabe en demokratisk foreningen.
• Afsæt tid til at få talt med den enkelte og lav gerne konkrete aftaler på dagen om, hvornår de kan deltage første gang, hvis de har interesse.

Det mindste ressourcekrævende og ofte også mest succesfulde er at afholde åbne klubaftener. Nogle klubber afholder hele tiden åbne klubaftener, mens andre planlægger en eller to åbne klubaftener i løbet af sæsonen.

Åbne klubaftener giver mulighed for at de interesserede kan møde jer, der hvor I er. De kan få et godt indtryk af, hvem I er, hvad I laver og hvor vedkommende ville kunne passe ind. 

Sørg derfor altid for at:

• Have flyers med korrekt kontaktinformation
• Have roll-ups placeret ved indgange, som kan indfange forbipasserende
• Udpege en eller flere frivillige, der rekrutterer på aftenen, så man kan gå til og fra og give sig tid til de interesserede frivillige

En aften behøver ikke at være særlig eller forløbe perfekt for at kunne blive “vist frem”. Det handler om at vise et sandfærdigt billede af, hvordan klubaftenerne er hos jer. Hvis det afskrækker den interesserede, at ikke alt er perfekt, så var det ikke et match uanset. Det særlige opstår i, at vedkommende føler sig velkommen, og at interessen går begge veje.

Det er muligt at deltage med en stand til en del forskellige kulturarrangementer. Standen kan være af forskellig størrelse. Målet er at informere og mødes en-til-en med de interesserede.

Vi har samlet en række ting, som I med fordel kan medbringe:

• Roll-ups til blikfang
• Flyers/postkort/visitkort til uddeling. Det vigtigste er, at der er korrekt kontaktinfo på
• Konkrete datoer på klubaftener, som interesserede kan deltage i snarest muligt
• Eksempler på projekter og forløb, I har arbejdet med tidligere.
• Er der mulighed for det, så tag interesserede pirater med og lav en demonstration af, hvad I laver på klubaftenerne, så potentielle frivillige kan møde børnene og få et indtryk af dem såvel som klubaftenerne.

Hvis man henvender sig på uddannelsesinstitutioner, er der mange måder, man kan rekruttere på:

• Opsætning af flyers og plakater
• Afholde infomøde på stedet. Se i øvrigt Sådan afholder du et åbent informationsmøde
• Afholde et oplæg til større og mindre forsamlinger
• Rekrutteringsvideo på info-skærm
• Enkelte steder har de digitale løsninger (nyhedsbreve, hjemmeside, online fora osv.), som kan være indgangsvinklen

Kontakt sekretærkontoret og aftal nærmere.

Ofte er den letteste vej til nye frivillige at skabe kendskab. Og sociale medier er skabt til simpel kendskab. 
Den klassiske metode er at få følgere og lave opslag om de ting I laver på klubaftener, når I forbereder og når I afslutter sæsoner og alt det andet som I er involverede i.

Men denne metode er også langsom og alene kræver det meget omtale for at skabe nye følgere og et bredere kendskab.

En metode til at udbrede kendskabet til sin profil og derigennem forening, er ved at booste opslag og de begivenheder man har oprettet. En begivenhed fungerer som en åben invitation, som via enkelte klik gør folk opmærksom på og arrangere at de med lethed kan være en del af foreningens aktiviteter. Boost er relativt billige.

En anden metode er at joine lokale grupper. Det kan være generelle lokalgrupper, hvor man kan dele sine opslag og begivenheder. Her følger folk gerne med og hopper ind for at se hvilke muligheder deres eget lokalområde har af tilbud både til børn og voksne.

Den tredje metode er at bruge profilen aktivt og begynde at følge andre lokale virksomheder, foreninger eller personer. Brug lidt tid hver måned på at gå ind og like og kommentere det der sker og relevante opslag. Denne metode fungere omvendt af at få følgere til at like dine opslag. Ved at du liker andres opslag, bliver de nysgerrige på hvad CP er, og med deres nysgerrighed som drive får I nye følgere ind. Det er en gensidig ting, som skal vedligeholdes, men som kan skabe gode lokale allierede, når der skal fundraises, findes alternative loakler eller I blot skal rekruttere frivillige. Jo flere som kender jer, jo større cirkler kommer I ud til.

Den daglige synliggørelse i foreningen er den bedste reklame. Her viser vi, hvad vi kan – og der er også plads til at nogle aftener er sværere end andre, men at det helt sikkert bliver en god klubaften alligevel.

Vi har samlet eksempler på lavthængende frugter, som ikke kræver den helt store indsats, men som man nemt kan glemme i en travl hverdag:

• SYNLIGHED: Husk at opstille bannere, læg flyers og infofoldere frem og hav Coding Piratese-merchandise på (f.eks. t-shirts, caps og keychains). På den måde kan alle se, hvem I er.
  
• TAG EN VEN MED: Der er rig mulighed for at rekruttere nye frivillige på en almindelig klubaften. Opfordr f.eks. de frivillige til at tage en ven med til en åben klubaften.
• LOKALPRESSEN: Der gemmer sig mange gode historier – alt fra historier om en sej frivillige eller et spændende projekt. Kontakt den lokale presse og aftal nærmere.
  
• SOCIALE MEDIER: Sociale medier er et godt sted at møde nye frivillige. Vær aktiv og husk at følge de personer, som liker jeres opslag trofast. Måske er det dem, der skaffer jeres næste frivillige. I kan også poste nogle penge i et opslag, som I målretter jeres eget lokalområde.
  

Husk, at Sekretariatet står klar til at guide jer og give jer gode råd.

Når en frivillig af forskellige årsager vælger at stoppe, så hænger det ofte sammen med, at der ikke er tid eller overskud til den ugentlige klubaften længere.

Men selvom man ikke længere kan deltage aktivt på selve klubaftenen, kan man som frivillig stadig bruge den erfaring og viden, man har opbygget gennem tiden:

• Man har fået et bredere netværk, som kan komme til gavn for foreningen, selvom man ikke selv er direkte aktiv
• Man kender foreningen og klubben og kan fungere som ambassadør til rekrutteringsarrangementer, som ofte afholdes enkelte gange om året
  
• Man kan deltage som mikrofrivillig og være med på Game Jams eller enkelte klubaftener med sin ekspertise
  
• Man kan være tilknyttet bestyrelsen og blive valgt ind, så man kan udføre administrative opgaver, som kræver kendskab til foreningen og klubaftenerne
  
• Man kan vidensdele, så det, man har erfaret, ikke går tabt hver gang, et medlem træder ud.

Og så er det vigtigt at huske, at frivillige også kan holde orlov eller pause. Og at det er okay at træde ud for en periode og så vende tilbage igen.

Video: Frivillig – og kage

» Download video

Video: Gør en forskel og bliv frivillig

» Download video

Billede: Kom og bliv frivillig

» Download billede [1024×500]

Google Drive
Du kan finde yderligere materialer såsom flyers og plakater på Google Drive:
https://drive.google.com/drive/u/0/folders/15UDpeDNMyHcIc-DJ96QxZawLtMu2-Fnh

Opslag: Vi søger frivillige

Teksten kan bruges til at søge frivillige i nærområdet eller ved at slå det op i lokale frivilligjob-børser.

» Læs opslaget

Opslag til sociale medier

En kort opsummering til brug på sociale medier om det at være frivillig i Coding Pirates.

» Opslag til sociale medier

Infomøde eventmateriale

• Skriv en pressemeddelse med information om eventet. ( link til eksempel)
• Husk at medsende et godt billede/pressefoto (link til folder. Husk at kreditere fotografen!)
• Annoncerering via presse, medier og SoMe-kanaler (link til SoMe-materiale)
• Mails til forældre (link til eksempel)

Præsentation til kommende eller nye frivillige

En gennemgang af hvad Coding Pirates er med tilhørende øvelser i Scratch. Ideel til brug til åbne informationsmøder, eller hvis man er ude for at holde oplæg. Præsentationen kan justeres efter behov.

» Download præsentationen

Design jeres eget merchandise

Det er muligt at downloade skabelonerne og designe videre i f.eks. Adobe. På den man kan I få et personligt præg på jeres merchandise – f.eks. eget afdelingsnavn på roll-ups eller jeres egen tekst på en flyer.

» Gå til skabeloner i designguiden

Køb merchandise i frivillig-shoppen

Ligesom skabelonerne er det også muligt at sætte jeres eget præg på det merchandise, I indkøber fra shoppen. Kontakt Sportyfied, hvis I har specielle ønsker: Tine Hegelund – [email protected].

» Gå til frivillig-shoppen