Onboarding

Rammer og forventninger er grundstenene i at deltage i socialt samvær og til at støtte op om aktiviteter. Vær ikke bleg for at stille krav til de nye frivillige. Et fravær af krav eller for løse former får mange frivillige til at stoppe, inden de er begyndt, da deres opgave ikke er defineret, og deres tilstedeværelse derfor virker uden betydning.

Gør det klart fra starten, at det tager tid at finde sig tilrette, og at I andre frivillige også har skulle finde jer selv til rette.

“Når jeg møder op som frivillig, er det en gave i sig selv”

Det er det på sin vis også. Men alle de andre i foreningen er også frivillige.

Som både ny og gammel frivillig er det en god idé at holde sig for øje, at:

• Det ikke altid handler om dig – men om at skabe rammerne i fællesskab
  
• Det er vigtigt, at vi har mange forskellige frivillige i frivilliggruppen
  
• Vi skal erkende, at for at give plads skal vi lave plads
• Vi ikke forventer, at nye frivillige nødvendigvis passer ind i “det vi plejer at gøre”

For at en onboarding skal være en succes, skal alle parter være opmærksomme på at gøre plads til nye input, tanker og personlighedstyper.

Som ny frivillig kan man hurtig blive en perifer medspiller. Måske kan man ikke deltage på samme måde som andre frivillige, eller måske man ikke kommer med de kompetencer, som de andre frivillige ser som kernekompetencer. 

Derfor er det en god idé at give nye frivillige mulighed og ramme for at prøve sig selv af og vise, hvad de kan. Det kan eksempelvis være:

• At skabe sin egen ansvarspost
• At udvikle et delforløb, hvor børn og frivillige skal arbejde sammen på en ny måde 
• At arbejde mere direkte med en bestemt teknologi, som den nye frivillige brænder for

Det er altså vigtigt, at de nye frivillige får medejerskab over aktiviteterne til klubaftenerne. Giv dem rum til at prøve ting af og til at kvaje sig, uden at det skal farve billedet af, hvem man er som frivillig.

Det vigtigste er selvfølgelig, at der gives klare informationer. Misser nye frivillige informationer, bliver det hurtigt tolket som at være udenfor kredsen af frivillige, og der er større sandsynlighed for, at de nye frivillige stopper. Så derfor:

• Tag ekstra hånd om nye frivillige – særligt de første tre måneder
• Følg op på, at de har fået informationerne og på at rose og guide dem i, hvad de gør rigtigt, og hvordan de kan klare udfordringerne bedre næste gang
• Undgå at nye frivillige bliver overladt til sig selv, og at de gamle frivillige, som er vant til selv at finde oplysningerne i første hug, overser, at tingene måske er blevet for interne i frivilliggruppen
  
• Giv klare informationer. Hellere én gang for meget end én gang for lidt
• Det er ikke den nye frivilliges ansvar at vide, hvor hun eller han skal henvende sig. Det er foreningens ansvar at tage hånd om de frivillige, som gerne vil hjælpe til.

Det er en fordel, hvis der er mange forskellige kompetencer i frivilliggruppen. Når en ny sæson skal forberedes og planlægges, kræver det en holdindsats på tværs af de frivillige. Derudover kræver det, at opgaverne koordineres godt mellem de frivillige.

Herunder har vi udformet en liste over forskellige typer af frivillige. Det er ikke nødvendigt at alle typer er til stede. Men brug det som en hjælp til at klarlægge de frivilliges kompetencer og ønsker. Måske er der et uset match.

Frivillige til klubaftener (internt)

• Eksperter (fagpersoner)
• Kreative
• Pædagoger
• Ildsjæle
• Tovholdere (praktisk)
• Hjælpere (semieksperter)
• Ansvarlig for forplejningen
• Onboarding af nye frivillige og pirater
  
• Mikrofrivillige (dvs. en frivillig, der kun er frivillig 1-2 gange – f.eks. til events)
  

Administrative frivillige (eksternt)

• Afdelingskaptajn
• Eventkoordinator
• Bestyrelsesmedlemmer (kontakt til offentlighed, samarbejdspartnere og generel administration)
• En der står for rekruttering
• En der står for administrativ onboarding
• En der står for PR/kommunikation