Privatlivspolitik

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi  denne privatlivspolitik, der fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger og sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde disse formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Coding Pirates er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Adresse: Sverigesgade 20, 1. 5000 Odense C
CVR: 35552316
Mail: [email protected]
Hjemmeside: frivillig.codingpirates.dk

Hvis du har spørgsmål, kan du altid kontakte vores data-kontaktperson Michael Gylling Nielsen på mail: [email protected].

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemmer: Navn, adresse, mail, telefon, fødselsdato, dato for indmeldelse, opskrivning, betaling
2. Frivillige og bestyrelse: Navn, adresse, mail, telefon, fødselsdato, dato for indmeldelse, opskrivning, betaling. Vi får oplysninger om strafbare forhold relateret til børn (fra børneattest)
3. Venteliste: Navn, adresse, mail, telefon, fødselsdato, dato for indmeldelse, opskrivning
4. Ansatte: Navn, adresse, mailadresse, cpr. nr., bankkontonummer, pensionsforhold

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi får oplysningerne fra dig. I forbindelse med børneattester og for ansatte kan der være andre kilder eksempelvis offentlige myndigheder.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som forening har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger er:

Medlemmer

• Medlemshåndtering herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
• At drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
• At administrere din relation til foreningen
• Venteliste

Frivillige og bestyrelse

• At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
• At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om kurser og kompetenceudvikling
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
• At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
• At administrere din relation til foreningen

Ansatte

• At vi kan udbetale løn, skat, feriepenge m.m.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

Hvis vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser, som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (f.eks. på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
• At kunne planlægge og afholde aktiviteter og sociale arrangementer
• At kunne vise situationsbilleder fra konkrete aktiviteter eller arrangementer i foreningen
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.  Dog kan der være tilfælde, hvor vi har behov for samtykke for, at vi må behandle det, og man derfor ikke kan være med, hvis vi ikke har samtykke.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som ansat:

• Medlemmer: Vi sletter oplysninger 5 år efter udløbet af det år, hvor man sidst har betalt i henhold til regnskabsloven på forespørgsel.
• Frivillige: Vi sletter oplysninger, hvis du ikke længere ønsker at stå i vores register. Dog kan vi ikke slette dine oplysninger, hvis du fortsat er frivillig.
• Ansat: Bogføringsbilag gemmes 5 år fra udløb af regnskabsår

Vi opbevarer oplysninger i anonymiseret form på medlemmer og frivillige til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du ifølge persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det, vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring.
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger, vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
• Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Kontaktoplysninger findes øverst her i privatlivspolitikken.
• Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning hurtigst muligt.
• Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Ændrer vi privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen nederst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Sidst ændret: Den 9. april 2019