Guides

Som forening er det en nødvendighed at have en konto i en bank af eget valg. Vi ved af erfaring, at foreninger ikke er de store pengemaskiner for bankerne, og oprettelsen af kontoen er derfor forventeligt med gebyr. Enten som et opstartsgebyr eller et fast årligt gebyr. Der kan dog være penge at spare ved at undersøge markedet frem for at vælge den første og bedste.

Undersøg hvad der er af behov i foreningen. Er det nok med en konto, som kan tilkobles en MobilePay-konto til indbetaling af kontingent m.m.? Forventes der at være stor aktivitet i løbet af året med små og store beløb, eller er det primært kontingent-indbetalinger ved sæsonstart? For nogle konti er der tale om gebyr pr. transaktion, og for andre er det faste gebyrer. Så I skal overveje, hvordan ting skal betales? Pr. faktura over netbank eller via et foreningskort?

Valget af bank kan også skabe lokalt engagement. Banker er ofte interesserede i at støtte lokale aktiviteter, og hvis der er flere af de frivillige, som kender banken godt, kan der med stor sandsynlighed indgås bedre vilkår og aftaler med lokalbanken end gennem de store banker.

OBS! I Hovedforeningen kan vi nu fra januar 2023 tilbyde lokalafdelinger at have bankkonto hos hovedforeningen. Fordelen er at vi kan gøre det billigt, uden indsendelse af IDpapirer ved udskiftning i bestyrelse og er der brug for hjælp sidder vi klar på sekretariatet alle hverdage.

Læs denne guide: “Få konto hos Coding Pirates Danmark”

Et CVR-nummer bruges som udgangspunkt til virksomheder og større frivillig-foreninger, som sælger og køber produkter, eksempelvis koncerter, fredagsbarer, kursusvirksomhed m.m.

Frivillige foreninger er som udgangspunkt ikke forpligtet til at have et CVR-nummer, og de har heller ikke som udgangspunkt nogen afgifts- eller oplysningspligt over for det offentlige.

Men!

Der er to situationer som kræver CVR nummer.
1) Hvis der skal laves børneattest på de frivillige (og det skal der!) så skal man bruge et cvrnummer til at oprette forenings Nemid.

2) Hvis foreningen modtager tilskud eller vil søge tilskud fra kommunen eller en anden offentlig myndighed, skal den oftest have CVR-nummer og en Nemkonto.

Vær opmærksom på, at CVR-nummeret skal genansøges hvert 3. år.

Er du i tvivl hvornår der skal genansøges? Så se under “stamdata” på cvr-registrets hjemmeside:

Slå op hvornår jeres cvr.nr. skal genansøges her.

Det er dog en god idé at undersøge den konkrete situation for foreningen i forhold til større lokale events m.m., og have en revisor til at se på jeres foreningstruktur og regnskab, så foreningen kan vejledes i det konkrete eksempel. Alternativt er I altid velkomne til at kontakte sekretariatet om dette.

Som udgangspunkt er Coding Pirates ikke momsregistrerede. Har foreningen et varesalg på 50.000 kr. årligt, som ikke indbefatter medlemskontingent, så skal foreningen momsregistreres og have et CVR. nr.

 

» Læs mere på SKATs hjemmeside

Almindelig forsikring

Når det gælder almindelige forsikringsforhold som f.eks. løsøre, husforsikring eller andre materielle forhold, så er det lokalforeningerne selv, der skal sørge for forsikring.

Det er med andre ord lokalforeningernes eget ansvar at tegne forsikring for deres inventar, udstyr m.m.

Den lovpligtige ansvarsforsikring og ulykkesforsikring

Så længe der er tale om frivilligt arbejde, har alle, der deltager i aktiviteter hos jer, selv et forsikringsansvar. På samme måde som hvis man brækker benet til en fodboldkamp, så er det ens egen ulykkesforsikring, der skal dække.

Det vil med andre ord sige, at lokalforeningerne ikke behøver at tegne f.eks. en ulykkesforsikring for deres frivillige – så længe det er sikret, at disse selv har tegnet en sådan forsikring.

DUF påpeger dog også, at med den form for aktiviteter, der primært finder sted i Coding Pirates, er en ulykkesforsikring knap så relevant.

Bestyrelsesforsikring
Forsikringen dækker utilsigtede hændelser som stiller foreningen og dermed bestyrelsen i en position af erstatningsansvar. Forsikringen dækker primært økonomiske aftaler, såsom lønaftaler eller større fondsaftaler.  Bestyrelsesforsikring giver derfor mening, hvis man har større arrangementer med økonomisk ansvarsområde eller hvis man har ansættelser og lignende. En bestyrelsesforsikring dækker vanligvis ikke i eksempelvis personsager.

Opsummering

På baggrund af ovenstående er det hver enkelt lokalforenings eget ansvar at sikre (og finansiere), at man har de/n forsikring(er), man mener dækker bedst.

Er I i tvivl, så kontakt gerne sekretariatet eller kontakt DUF.

Nye frivillige registreres i systemet, når vi indhenter børneattester.  Datoen for hvornår attesten er modtaget af Coding Pirates registreres lokalt. Vi gemmer ikke CPR-numre elektronisk nogen steder.

Foreningens medlemmer er børn, unge og frivillige, som betaler kontigent til en godkendt lokalforening.

Prisen for frivillige er 75 kr. årligt.

» Læs de gældende medlemsbetingelser

Alle borgere i Danmark er ifølge straffeloven underlagt tavshedspligt. Både frivillige og bestyrelsesmedlemmer af en forening er således per automatik underlagt tavshedspligt, som særligt gør sig gældende, i det man som frivillig arbejder med børn.

Straffelovens generelle bestemmelser om tavshedspligt betyder, at du som privatperson ikke må videregive private billeder og personlige oplysninger om andres private forhold. Dette kaldes den generelle tavshedspligt.

I en frivillig sammenhæng betyder det, at I ikke må give personfølsomme oplysninger om jeres brugere/medlemmer videre til uvedkommende, med mindre de har givet sit udtrykkelige samtykke til det.

Det kan eksempelvis være oplysninger om:

• Familieforhold
• Seksuelle forhold
• Privatøkonomiske forhold
• Sygdom
• Straf
• Misbrug
• Sociale problemer

De frivillige i jeres organisation har altså en tavshedspligt ifølge Straffeloven. Det er derfor vigtigt, at I følger retningslinjer for, hvordan I håndterer tavshedspligt i jeres organisation eller forening.
Særligt i bestyrelsesarbejdet kan der være tale om at indgå en aftale om tavshedspligt, som gælder særligt følsomme emner.

Hvert år skal foreninger afholde generalforsamling for medlemmer.

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed og det er her menige medlemmer vælger bestyrelsesmedlemmer og vedtager eller ændrer foreningens vedtægter.

Bestemmelserne for generalforsamlingen er bundet op på foreningens egne vedtægter.
Hent standardvedtægterne her. Alt med blåt skal tilpasses.

Indkaldelse til generalforsamling
Der er tre deadline som skal overholdes:

Indkaldelsen sendes ud: Der indkaldes til generalforsamlingen med tid nok til at regnskab, evt. formandsberetning og budget kan udsendes og gennemlæses af medlemmer rettidigt.
Hent skabelon til indkaldelse til generalforsamling her. Alt med blåt skal tilpasses.

Ændringsforslag modtages: Der skal desuden også være tid til at medlemmer kan komme med ændringsforslag til vedtægter og hvis der er flere af disse at de kan samles.

Ændring forslag videresendes: til alle medlemmerne, som kan nå at gennemlæse disse inden generalforsamlingen.

Husk også at give mulighed for at stemme via fuldmagt, hvis der er medlemmer som ikke kan være der på selve dagen.
Hent fuldmagt til ordinære generalforsamlinger her. Alt med blåt skal tilpasses.

Dagens program
Lokalforeningen har som regel en dagsorden bestående af følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent
2. Årsberetning
3. Fremlæggelse af revideret regnskab
4. Fastsættelse af kontingent
5. Godkendelse af budget (kan undlades)
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
7. Valg af revisor
8. Indkomne forslag
9. Eventuelt

Rækkefølgen på de enkelte punkter kan varieres (i vedtægterne) alt efter hvad der giver bedst mening. Eksempelvis vil pkt. 8. Indkomne forslag også være naturligt at tage inden valg af bestyrelsesmedlemmer, hvis valg af bestyrelsesmedlemmer er en ren formalitet. Så er der bedre tid til at diskutere de indkomne forslag.

Selvom generalforsamlingen er en formel begivenhed, så er det også vigtigt at pointere den demokratiske og sociale værdi. Ofte er det her at hele foreningen, høj som lav er samlet på lige fod. Det er generalforsamlingens medlemmer som bestemmer og alle er lige. Og det er her man former den nærmeste fremtid i foreningslivet sammen. 

Husk at fejre hvor godt I har det som forening og lav gerne pause-event, prisuddelinger og andet som OGSÅ viser hvad for mennesker I har samlet omkring jer. Er der pseudo-valg, hvor der ikke er modstandere, så opfordre til at der bliver givet en kamptale alligevel. Gode møder er lig med god forplejning, godt selskab og gode pauser.

Og midt i det hele er det selvfølgelig vigtigt at I ikke taber målet af syne. Dokumentationen og afstemningerne skal foregå efter vedtægterne, da der ellers i værste fald kan sås tvivl om validiteten af foreningens ledelse. Banker og offentlige myndigheder har de sidste år strammet gevaldigt op, og det er vigtigt at sørge for at afstemninger mm. går rigtigt til.

Er der brug for stemmeoptællere, så findes de uden for bestyrelsens rækker, da bestyrelsesmedlemmer kan være inhabile ved valg. Det er vigtigt at der nøje bliver noteret antal stemmer, både samlet, afgivet, og blanke stemmer, så der er styr på at der ikke sker fejl.

Epilog
Efter generalforsamlingen skal det godkendte referat, budget og tilrettede (gældende)vedtægter skrives under. Det er forskelligt hvad der forlanges, men som udgangspunkt skal alle valgte skrive under, samt referent og ordstyrer.

Dette sendes til bank, evt. kommune og til CPDK på [email protected].

Standardvedtægter

Er I en ny forening, og skal I snart afholde stiftende generalforsamling? Så har vi lavet nogle standardvedtægter, som I kan tage udgangspunkt i, når I skal udforme jeres egne for første gang.

» Hent standardvedtægterne som word-dokument

Overvejelser omkring vedtægter

Vedtægter er grundloven i foreningen. De indeholder de juridiske forpligtelser, som medlemmer og bestyrelse indgår som forening med hinanden og resten af samfundet. Derfor er det også vigtigt at holde vedtægter og retningslinjer adskilt.

Vedtægter skal som udgangspunkt

• sikre foreningen, dens medlemsdemokrati
• skabe rammerne for foreningens virke.

Vedtægter bruges også til

• at kommunikere ansvarlighed til samarbejdspartnere
• at kommunkere til offentlige myndigheder omkring foreningens struktur, hensigt, formål og demokratiske metode.

En bestyrelse eller en generalforsamling kan henstille til, at noget bliver gennemført, eller at en demokratisk procedure efterleves i foreningen. Men at indskrive det i vedtægterne bør have en konsekvens, såfremt dette ikke udføres.

Undtagelsen af dette er såfremt paragraffen har til hensigt at forventningsafstemme.

Eksempel 1: Hvis det er nødvendigt at have en ansvarlig for at indhente børneattester, så foreningen lever op til lovkravene, så KAN det indskrives i vedtægterne. Men proceduren bør gøres, uanset om det står i vedtægterne eller ej. Der findes allerede en konsekvens i form af bødestraf, såfremt der ikke indhentes børneattester, så en sådan vedtægt vil være redundant. Denne kan dog nævnes, for at forventningsafstemme med medlemmer og afklare i hvilke situationer man bør gøre det i foreningen.

 

Eksempel 2: Hvis man gerne vil have de frivillige til at benytte Slack som kommunikationsmiddel, og man derfor vælger at indskrive det i vedtægterne som et krav. Men hvis kravet ikke har en konsekvens, risikerer man, at vedtægterne bliver ligegyldige. På den måde bliver vedtægterne i værste tilfælde en losseplads for gode intentioner. Men hvis man modsat vælger at indskrive en konsekvens ved IKKE at bruge Slack, så risikerer man, at tingene bliver unødvendigt bureaukratiske. Hvis man f.eks. ønsker at skifte platform, kræver det pludselig en vedtægtsændring, som kun kan foregå på en generalforsamling.

Der er altså forskel på vedtægter og retningslinjer. I eksempel 2 vil en retningslinje eller en henstilling fra generalforsamling eller bestyrelsen være bedre, da det har den samme virkning i foreningen, og det kan besluttes hurtigt ud fra bestyrelsens vurdering og beslutningsgrundlag, og det kræver derfor ikke en indkaldelse til generalforsamling.

Vær opmærksom på, at banker og kommuner kan stille krav om specifikke formuleringer. For at være sikker på at leve op til disse krav, er det en god idé at kontakte kommune eller bank i god tid, inden vedtægterne skal vedtages på den stiftende generalforsamling.

Hvert år skal der aflægges regnskab på årets generalforsamling. Det er lokalforeningens kasserer der står for regnskabet, sammen med bestyrelsen. Regnskabet skal være godkendt og påtegnet(underskrevet med noter) af en intern revisor. Dvs. en person udenfor bestyrelsen, men som eksempelvis er medlem af foreningen.
Regnskabet skal efter gennemgang godkendes af generalforsamlingen.

Foreningen skal hvert år efter generalforsamlingen sende det godkendte regnskab, underskrevet generalforsamlings-referat og foreningsvedtægter indtil hovedforeningen inden d. 1. maj. Dette er obligatorisk for alle foreninger under Coding Pirates.

Fra januar 2023 har hovedbestyrelsen godkendt følgende procedure for foreninger som af forskellige årsager ikke har afleveret regnskab rettidigt. Proceduren kan læses her.

 

Det er nu muligt at lave regnskab gennem programmet Dinero og få “prof”-adgang gratis – læs mere om hvordan her.

 

Det skal ikke være nogen hemmelig at GPDR er langhåret og en svær øvelse.

Justitsministeriet har udgivet en lille gennemgang af de oftest stillede spørgsmål om GPDR som giver et kort overblik.

Center for Frivilligt Socialt Arbejde har lavet deres egen rådgivningsguide, som du kan følge her.

Generelt er rådene:

• Udpeg en gpdr ansvarlig i foreningen. Det kræver et overblik og forvirringen bliver mindre af at have en som er godt inde i tingene, frem for 10 som kender det på rygtebasis.
•  Skab overblik over hvilke personoplysninger som foreningen har og behandler.
• Få overblik over hvem det er nødvendigt at have adgang til data, og hvor de i såfald skal placeres og opbevares.
• Husk oplysningspligten. I har pligt til at oplyse de registrerede personer om hvorfor, hvordan og til havde i bruger deres oplysninger.
• De registreredes rettigheder – der skal være procedure som sikre at man kan få indblik i de oplysninger som en forening har på en. En procedure som sikre at den registrerede kan berigtige ukorrekte oplysninger, og få slettet ALLE sine oplysninger, hvis vedkommende ønsker det.

Alle foreninger er i princippet indbefattet af databeskyttelsesreglerne.

Har I brug for hjælp til GPDR så kontakt sekretariat.

I Coding Pirates har vi en designguide med designelementer til download. Her kan du finde alt fra skrifttyper og farvekoder til skabeloner. Derudover er det muligt at downloade skabelonerne og sætte sit eget designpræg på de grafiske elementer.

» Gå til designguiden

Logo

Download det primære sort/hvid-logo og se de øvrige 3 sekundære udgaver.

» Gå til logo i designguiden

Farver

Coding Pirates arbejder med tre farver og tre grå nuancer. Farvenuancerne har rod helt tilbage i Coding Pirates’ tidligste visuelle udtryk.

» Gå til farver i designguiden

Typografi

Coding Pirates bruger tre forskellige typografier alt efter, om der er tale om overskrift, brødtekst eller i logo.

» Gå til typografi i designguiden

Grafiske elementer

Coding Pirates anvender forskellige grafiske elementer i sin identitet.

» Gå til grafik i designguiden

Skabeloner

Coding Pirates har udviklet forskellige skabeloner til brug for frivillige i lokalforeningerne.

» Gå til skabeloner i designguiden

 Coding Pirates’ foto- og videokommunikation afspejler Coding Pirates’ værdier.

Derfor er der udarbejdet en fotopolitik, som fungerer som en støtte til frivillige i organisationen, når de producerer og udvælger foto- og videomateriale.

• Billeder skal vise, at leg, kreativitet og teknologi er centrale værdier for Coding Pirates
• Billeder skal vise, at der er aldersspredning hos Coding Pirates
• Billeder skal vise, at Coding Pirates er for drenge og piger
• Billeder af frivillige skal portrættere dem som engagerede, glade og i samarbejde med børnene. Det er ikke en formel skole-, eller undervisningssituation, så undgå billeder med frivillige, der eksempelvis står ved en tavle og forklarer børn, hvordan tingene hænger sammen. Det skal i stedet vise samspil.
• Konteksten, som billederne er taget i, kan fortælle meget. Forsøg derfor at inddrage relevant information i billeder. Når vi fortæller med billeder, at børn leger med for eksempel LEGO, er det vigtigt, at LEGO også er med på billedet. Det samme gælder software, som Scratch og Unity osv.
• Billeder skal vise en eksperimenterende tilgang til IT samt mod til at kaste sig ud i det ukendte.
• Øjenkontakt med personen i billedet kan bruges til at skabe identifikation og fungerer godt til portrætter til for eksempel “Bliv frivillig” og “Bliv Coding Pirate”-flyers.
• Personer, steder og aktiviteter skal vedlægges eller embeddes i billedet, for at kunne finde billedet igen og sortere i Coding Pirates’ billeddatabase.

Formalia

• Det er et lovkrav og en del af Coding Pirates’ politik, at der gives skriftligt samtykke fra personer på billeder, der bruges til at fremme organisationens virke.
• Nyere billeder foretrækkes fremfor ældre, da de repræsenterer et mere retvisende billede på organisationen. Ved eventuelle spørgsmål om ældre billeders repræsentationsværdi, kontakt Sekretariatet for vejledning.
• Ved ældre billeder, der repræsenterer Coding Pirates’ aktiviteter, skal det fremgå af billedteksten, hvornår de er taget, og at det er et stockfoto/generisk billede.
• Fotografen skal krediteres enten som: “Foto: Martin Exner/Coding Pirates” eller blot “Foto af Martin Exner”.
• Billeder fra udefrakommende kilder bruges kun, hvis Coding Pirates’ billeder ikke eksisterer eller af anden grund ikke lever op til indhold- eller kvalitetskrav.
• Digital manipulering af indhold som for eksempel spejlvending, fjernelse af mennesker og ting bør undgås, da det ikke længere viser et retvisende billede af aktiviteten eller begivenheden.

Når man tilmelder sig til Coding Pirates skal alle tage stilling til, hvorvidt der må tages billeder af dem i forbindelse med CP-aktiviteter: Klubaften, Game Jams, generalforsamling m.m. Som forening skal der derfor være styr på, at dette ønske bliver tilgodeset. Er man i tvivl, kontakter man selvfølgelig vedkommende eller dennes forældre for at få samtykke. Rent juridisk er reglerne blevet lempet betydeligt. Det ændrer dog ikke på, at vi respekterer den enkeltes valg.

Datatilsynet har den 26. september 2019 offentliggjort en ny praksis, der gør det nemmere at offentliggøre billeder på internettet. Hidtil har Datatilsynets praksis været, at situationsbilleder som udgangspunkt kunne offentliggøres uden samtykke af de afbildede personer, og at portrætbilleder krævede samtykke. Denne sondring er nu opgivet.

Helhedsvurdering og formål får betydning

Den nye praksis tager udgangspunkt i følgende:

• Almindelige, harmløse billeder kan offentliggøres uden samtykke. Andre billeder kræver samtykke.
• Den, der vil offentliggøre billedet, skal foretage en helhedsvurdering af billedet og formålet med offentliggørelsen, og ud fra denne vurdering afgøre, om billedet kan bruges ud fra interesseafvejningsreglen, eller om det kræver samtykke eller aftale.

Almindelige billeder

Ved almindelige billeder forstås, at billedet viser identificerbare personer, og ikke indeholder følsomme oplysninger, for eksempel skader, eller oplysninger om straf. Indeholder billedet ikke identificerbare personer, er det slet ikke omfattet af reglerne om personoplysninger. Personer er identificerbare, hvis de kan genkendes, så det er uden betydning, om der er knyttet navne til billedet.

Harmløse billeder

Ved harmløse billeder forstås, at der er et naturligt formål med at bruge billedet, og at billedet vurderet ud fra almindelig fornuft ikke udstiller, udnytter eller krænker nogen af de personer, der er på billedet. Hvis der er børn og unge på billedet, skal man være ekstra opmærksom på, om billedet er harmløst.

I Coding Pirates har vi en række pressefotos, som frit kan bruges af alle frivillige. Pressen kan bruge billederne efter aftale, og med kredit til fotograf og/eller Coding Pirates.

» Gå til pressefotos

Her har vi samlet al relevant videomateriale.

Intro og outro-videoer

Hvis du selv har klippet en video sammen, kan du downloade en officiel intro/outro til brug i starten og/eller slutningen af din video. Der findes en kort udgave på 3 sekunder og en længere på 9 sekunder.

» Gå til drevet med intro/outro til videoer

Præsentationsvideo af Coding Pirates Denmark

Her kan du downloade præsentationsvideoen om Coding Pirates Denmark. På YouTube kan du slå både danske og engelske undertekster til.

» Download præsentationsvideoen

» Download videoen med danske undertekster

» Download video with English subtitles

» Gå til videoen på YouTube

 

Frivilligrekruttering 1

VIDEO: Gør en forskel og bliv frivillig i Coding Pirates

Vi har lavet en kort video på 45 sekunder om at blive frivillig i Coding Pirates. Du kan downloade videoen herunder. En måde at nå ud til flere nye frivillige på, er at bruge nogle penge på at annoncere på Facebook.

Har du brug for hjælp, så tøv ikke med at kontakte Sekretariatet på [email protected].

» Download videoen

» Gå til videoen på YouTube

Frivilligrekruttering 2 – og kage!

VIDEO: Gør en forskel og bliv frivillig i Coding Pirates

Animationsvideo til at rekruttere frivillige Du kan downloade videoen herunder. En måde at nå ud til flere nye frivillige på, er at bruge nogle penge på at annoncere på Facebook.

Har du brug for hjælp, så tøv ikke med at kontakte Sekretariatet på [email protected].

» Download videoen

» Gå til videoen på YouTube

 

Børnerekruttering

VIDEO: Bliv en del af Coding Pirates!

En kort animationsvideo til rekruttering af børn og unge til Coding Pirates. Du kan downloade videoen herunder. På YouTube kan du slå både danske og engelske undertekster til.

» Download videoen

» Gå til videoen på YouTube

Undertekster:

» Download danske undertekster

» Download engelske undertekster

VIDEO: Er dit barn klædt på til den digitale fremtid?

 

Vi har lavet en kort video med en reklame for Coding Pirates til rekruttering af børn og unge. Du kan downloade videoen herunder. På YouTube kan du slå både danske og engelske undertekster til.

En måde at nå ud til flere forældre på, er at bruge nogle penge på at annoncere på Facebook. Har du brug for hjælp, så tøv ikke med at kontakte Sekretariatet på [email protected].

» Download filmen

» Gå til videoen på YouTube

Herunder er teksten fra filmen tilgængelig – lige til at copy-paste:

På dansk:

Er dit barn klædt på til den digitale fremtid?

Coding Pirates er et fritidstilbud til børn og unge

Vi leger kreativt og opfindsomt med teknologi

Vi er et fællesskab, der rummer alle

Og vi mødes hver uge til klubaftener i hele landet

Klæd dit barn på til den digitale fremtid med Coding Pirates

På engelsk:

Is your child ready for the digital future?

Coding Pirates is an after school activity for children and youth

We play with technology in creative and innovative ways

We are a community who welcomes all

And we have after school meetups every week throughout the country

Prepare your child for a digital future with Coding Pirates

Events

VIDEO: Game Jam i Aarhus i 2019

 

Her kan du se eventvideoen, der blev produceret i forbindelse med afholdelsen af Game Jam i Aarhus i november 2019. På YouTube kan du slå danske undertekster til.

Der er desuden blevet produceret en udgave af eventvideoen uden årstal, som kan bruges i markedsføringen af Game Jam i 2020 og frem.

» Gå til videoen på YouTube

» Download videoen til markedsføring 

Foreningen har vedtaget adfærdsregler gældende for alle afdelinger og foreninger, både voksne og børn, såvel til klubaftener og møder, online og offline. Oplever du et brud på reglerne, bør du altid kontakte din nærmeste ansvarsperson. Det vil sige:

• Arrangementsansvarlig
• Afdelingskaptajn
• Lokalformand
• Sekretariatet
• Hovedbestyrelsen

Alle ansvarspersoner er orienteret om, hvordan man skal håndtere en situation med chikane.
Drejer det sig om en sag, der involverer den nærmeste ansvarsperson, kontaktes sekretariatet på nedenstående kontaktinformationer

Send en mail på ​[email protected]​ eller ring på tlf. ​27 83 65 25(Sekretariatets telefon er åben: Mandag – torsdag kl. 9-16 og fredag kl. 9-13.

Hvis du bryder adfærdsregler, kan vi udelukke dig fra Coding Pirates samt alle arrangementer uden en refusion af dit medlemsgebyr, og vi kan forbyde dig adgang til fremtidige Coding Pirates-arrangementer og til Coding Pirates’ online platforme.Er der tale om en mulig eksklusionssag, vil den lokale bestyrelse blive informeret om sagen og efterfølgende gennemgå den i forhold til eksklusion. Bliver dansk lov brudt, vil dette ​altid ​blive anmeldt til myndighederne.

Sager vil altid blive håndteret i henhold til dansk lov, foreningsretten og gældende vedtægter.Lokalforeningens bestyrelse er den juridiske instans, der er forpligtet ved lov til at varetage disse instanser. Er der behov for assistance, eller er der tvivl i forløbet, står Coding PiratesDenmark (Sekretariatet og Hovedbestyrelsen) til rådighed for at yde bistand. Er CodingPirates Denmark blevet kontaktet i forbindelse med en sag, og sagen bringes videre, vil den/ de relevante lokalforeninger blive kontaktet.

» Hent adfærdsreglerne

Det er lokalforeningernes eget juridiske ansvar at sørge for at indhente børneattester på de frivillige i afdelingen. 

Som udgangspunkt SKAL der indhentes børneattest på ALLE frivillige, inden de starter arbejde med børn og unge.
» Hent guiden til at indhente børneattester (PDF)

Det kan være nyttigt at række ud efter aktører i dit lokalområde. Hvis du leder efter en lokation, så overvej, om der er en institution eller en virksomhed i nærheden, som har mulighed for og lyst til at stille lokaler til rådighed. Måske du kan hænge plakater op på det lokale bibliotek, eller søge fonde eller puljer hos kommunen. Ofte vil det lokale erhvervsliv gerne støtte med et sponsorat eller med en donation til nyt udstyr. Eller måske vil de gerne sprede ordet og hjælpe med at hverve frivillige.

Eksempler på lokale samarbejdspartnere er skoler, efterskoler, produktionsskoler, uddannelsesinstitutioner, biblioteker og erhvervsliv.

Kommunen

Kommunerne råder over lokaler til kultur- og foreningsarbejde, og en frivillig- eller foreningskoordinator har allerede kontakter til mulige samarbejdspartnere, ligesom de har kendskab til allerede eksisterende faciliteter. Når I er godkendt som en folkeoplysende forening, kan I desuden søge om tilskud til driften af foreningen. Men vær opmærksom på, at der skal aflægges regnskab til kommunen, hvis I modtager tilskud.

Det er også muligt at få tilskud til særlige aktiviteter om sommeren og vinteren. De specifikke tilskud og målgrupper er forskellige fra kommune til kommune, og opdateres jævnligt.

Folkeskoler

Folkeskoler har i forvejen meget af det, som der er brug for til en klubaften: Lokaler og faciliteter. Desuden kender de lokale børn allerede lokalerne og stedet, og det er derfor let af finde frem til for de fleste. Man kan sjældent lade tingene stå fremme fra klubaften til klubaften, men til gengæld er der chance for, at der er tilknyttet et FabLab eller forskellige værksteder, som giver flere muligheder for det enkelte forløb eller projekt.

Biblioteker

Biblioteker har ofte en meget central placering i forhold til transport til og fra stedet. Børn og unge kender desuden ofte lokalerne, og forældrene, som skal hente og bringe, og som ikke er tilknyttet Coding Pirates, kan opholde sig på biblioteket i mellemtiden.

Lokalerne kan have særlige restriktioner, da de har mere karakter af kontorer end værksteder. Flere biblioteker har dog tilknyttet et Makerspace.

Makerspaces

Et Makerspace er et værksted for børn, unge og voksne, som laver prototyper eller andet kreativt og ofte teknologibaseret. Det indeholder som oftest 3D-printere, CNC-skærere og lignende teknologi, som er ideelt til klubaften-brug.

Her er også potentiale for at skaffe frivillige med interesse og erfaring for kreativitet og teknologi.

Virksomheder

Lokale virksomheder kan både være samarbejdspartnere i form af lokaler, udstyr, frivillige og virksomhedsbesøg. Eksempelvis er der flere dronevirksomheder som gerne kommer ud og demonstrerer deres forskellige modeller, ligesom robotvirksomheder eller andre gerne giver inspiration til børn og voksne. Eksempler på samarbejde er Microsoft i Lyngby og Umbraco i Odense.

Undervisningsinstitutioner

Undervisningsinstitutioner ligger ofte centralt og lægger gerne lokaler til klubaktiviteter. Vi samarbejder både med gymnasier, VIA University College såvel som ITU og DIKU. Fordelen her er også, at det for unge studerende er lettere at deltage som frivillig.

Maskinrummet er et intranet, som er til fælles gavn for alle Coding Pirates’ frivillige, foreninger og afdelinger. Det er en platform, hvor du kan dele materiale, søge og finde inspiration til klubaftener samt samle afdelingens frivillige.

Maskinrummet er kun til internt brug i Coding Pirates, og er derfor ikke til at kommunikere med børn eller forældre.

Martin Dybdal giver i videoen herunder en gennemgang af siden:

Frivillig-shoppen

I Coding Pirates har vi en Frivillig-shop, hvor du finder frivillig-tøj – f-eks. t-shirt, sweatshirt og softshell-jakke – i forskellige farver. Vi samarbejder med Sportyfied ApS om at levere et bredt udvalg af merchandise til pirater og frivillige i foreningen. Sortimentet er sammensat med udgangspunkt i foreningens medlemmer og skiftes fra tid til anden. Har du en god idé til en udvidelse af sortimentet, kan du kontakte Coding Pirates Denmarks sekretariat via Slack på kanalen #merchandise eller via mail på [email protected].

Vi forsøger at efterkomme ønsker, men vi kan ikke garantere, at alle ønsker bliver en del af Coding Pirates’ merchandisesortiment.

Køb samlet ind i afdelingen og spar penge

Produkterne kan købes enkeltvis, men der opnås rabat ved køb af flere produkter – herunder gratis fragt ved køb over 500 kr. Det er derfor en god idé, hvis du samler jeres indkøb i afdelingen og bestiller samlet.

Har du brug for merchandise til dine lokale events?

Sportyfied sidder klar til at imødekomme jeres ønsker. Tøv derfor ikke med at tage direkte kontakt til Sportyfied, så fremstiller de det merchandise, der matcher jeres specifikke ønsker.

Kontaktperson hos Sportyfied: Tine Hegelund – [email protected]

» Gå til Frivillig-shoppen

Pirat-shop

I Pirat-shoppen kan alle interesserede købe sejt Coding Pirates-merchandise. I shoppen finder du merchandise i alle afskygninger som f.eks. hoodies, t-shirts, caps, rygsække og meget mere.

» Gå til Pirat-shoppen

I rabatkataloget finder du som frivillig gode rabatter fra samarbejdspartnere, som er leveringsdygtige i alt fra robotter og Micro:bits til 3D-print og teknologier. Benyt jer af rabatkataloget, når I indkøber nyt materiale til klubaftenenen.

Rabatkataloget opdateres for et år ad gangen.

Har du ønsker eller forslag til virksomheder, så er du altid velkommen til at kontakte Sekretariatet, så tager vi kontakt til virksomheden.

» Gå til rabatkataloget

Mailadresse

Alle foreninger og afdelinger i Coding Pirates kan få deres egen gmail-konto under Coding Pirates-domænet: [email protected]. Ved brug af en afdelings-mailadresse slipper I for at skifte adresse, hver gang I får en ny formand. Med denne mailadresse kan I nemt sende officielle mails ud til både frivillige og pirater.

OBS: Det er muligt at sætte kontoen op til at videresende mails til en privat mailadresse, hvis man ved, at man ikke får tjekket indbakken så ofte.

Hjemmeside

Få jeres egen officielle underside på codingpirates.dk: codingpirates.dk/XXX. Undersiden redigeres gennem et login via WordPress, som Sekretariatet opretter til jer.

Medlemssystemet

Alle foreninger og afdelinger i Coding Pirates kan få adgang til en admin-bruger til vores medlemssystem. I medlemssystemet kan man få et overblik over sine medlemmer, holde øje med ventelisten, oprette nye sæsoner, sende invitationer ud til forældre og meget mere. 
Læs mere om medlemssystemet her.

Kommunikation med frivillige

Der er mange forskellige måder at kommunikere med sine frivillige på. Der er ingen rigtige måder, så nedenstående liste er blot et eksempel på platforme, man kan benytte sig af:

• En gruppe på Facebook
• En lukket kanal på Slack
• Jeres eget domæne på Maskinrummet

Kommunikation med forældre

Der er mange forskellige måder at kommunikere med forældre på. Der er ingen rigtige måder, så nedenstående liste er blot et eksempel på platforme, man kan benytte sig af:

• En gruppe på Facebook
• En side på Facebook med navnet “Coding Pirates XXX”
• Via mail

Kommunikation med pirater

Ofte vil det ikke være nødvendigt at kommunikere direkte med piraterne, da informationer og lignende går direkte til forældre. Men flere afdelinger har oprettet fællesskaber, som piraterne kan tilgå, når de ikke er til klubaften:

• Jeres egen server på Discord
• Piraterne kan oprette deres egne projekter på Piratskibet

Slack

Slack er et værktøj Coding Pirates benytter til at chatte med hinanden internt i foreningen. Her menes både hovedforeningen (Coding Pirates Denmark) samt alle lokalforeningerne. Der er forskellige kanaler, hvor man kan diskutere forskellige emner. Der er både åbne og lukkede kanaler. Flere lokalforeninger har f.eks. oprettet lukkede kanaler til foreningens egne frivillige.

Slack anvendes primært af frivillige, men pirater er også velkomne på udvalgte kanaler (#piratchat og #annonceringer).

Læs mere om brug af Coding Pirates Slack her

Sådan kommer du på Slack

Gå til følgende tilmeldingsformular. Når du har udfyldt denne, går der typisk nogle få minutter, før du får en mail med en invitation. Da det er mennesker, der godkender, kan der gå længere tid.

Det er vigtigt, at du skriver lidt om dig selv, når du tilmelder dig, så de, der godkender, har en idé om, hvem du er.

Når du er kommet på Slack må du meget gerne udfylde din profil på Slack med navn, afdeling og evt. billede. Der er rigtig mange brugere derinde, og hvis alle har en profil, der er nogenlunde opdateret, bliver det nemmere for alle.

Facebook Community

Gruppe på Facebook for frivillige og interesserede. Her kan du holde dig opdateret med seneste nyt fra Sekretariatet, og du kan sparre internt med andre frivillige. Har du en god idé eller et cool projekt, du vil dele med andre, så er dette stedet.

» Gå til Coding Pirates Community på Facebook

PiratNyt

PiratNyt er det månedlige nyhedsbrev til alle frivillige i Coding Pirates. PiratNyt udkommer den anden torsdag i hver måned, og her kan du få dig et godt overblik over måneden, der er gået, få en opdatering fra Hovedbestyrelsen samt få seneste nyt fra foreningens projekter og events. 

» Tilmeld dig PiratNyt

Frivilligportalen

Her på Frivilligportalen finder du nyttige foreningsdokumenter samt guides. Du kan bl.a. finde informationer om opstart af en ny forening eller afdeling, og så kan du som frivillig blive klædt godt på til et helt år i Coding Pirates.

Discord

Coding Pirates har en Discord-server, som primært er tænkt som et online fællesskab for pirater. Her lukkes kun egne medlemmer ind, og det er derfor et sikkert sted for pirater at være. Nogle klubber har desuden oprettet deres egen server.

Guide til Coding Pirates Discord

I denne videoguide får du en god introduktion til Coding Pirates Discord, samtidig med at du ser, hvordan man tilmelder sig trin for trin.

 

» Gå til Discord

Maskinrummet

Maskinrummet er et internt forum for frivillige i Coding Pirates. Her deler de frivillige sjove, spændende og udfordrende projekter. Projekterne deles med en medfølgende manual, så andre kan lade sig inspirere og anvende til egne klubaftener.

Nogle klubber bruger aktivt Maskinrummet som kommunikationsværktøj mellem de frivillige.

» Gå til Maskinrummet

Piratskibet

Piratskibet er Coding Pirates’ online fællesskab for alle pirater og interesserede børn og unge i hele landet. På Piratskibet kan børn og unge i fællesskab styrke deres kompetencer inden for IT-kreativitet ved at udforske en verden af kvalitetsindhold særligt målrettet børn i alderen 10-12 år.

Mails (ad hoc)

Sekretariatet sender løbende mails ud til de frivillige, heriblandt målrettede mails til formænd, kaptajner og kasserere. Sørg derfor altid for, at vi har din aktuelle mail.

Hjemmeside codingpirates.dk

Hjemmesiden er Coding Pirates’ primære kommunikationskanal. Her deles de seneste nyheder, og her findes al officiel kommunikation til både nye børn, unge og frivillige. Derudover kan man se en opdateret oversigt over alle vores afdelinger. Der er desuden information til presse, samarbejdspartnere, kontaktinformationer samt en side på engelsk.

» Gå til codingpirates.dk

Facebook: Coding Pirates

På Coding Pirates’ Facebookside deles alle eksterne nyheder samt gode historier.

» Gå til Facebooksiden

LinkedIn: Coding Pirates

På Coding Pirates’ LinkedIn deles eksterne nyheder samt gode historier.

» Gå til LinkedIn

Twitter: Coding Pirates Denmark

På Coding Pirates’ Twitter deles eksterne nyheder samt gode historier.

» Gå til Twitter

Instagram: Coding Pirates

På Coding Pirates’ Instagramkonto deles visuelle billeder og gode historier. Derudover lægges live stories op fra events.

» Gå til Instagram

Piratskibet

Piratskibet er Coding Pirates’ online fællesskab for alle pirater og interesserede børn og unge i hele landet. På Piratskibet kan børn og unge i fællesskab styrke deres kompetencer inden for IT-kreativitet ved at udforske en verden af kvalitetsindhold særligt målrettet børn i alderen 10-12 år.

På Piratskibet kan børn oprette deres egen pixel-pirat-avatar, de kan gå på opdagelse på Kodehavet, hvor de kan gennemføre læringsforløb om f.eks. Scratch og HTML.

Piratskibet er trygt og sikkert, og kontoen skal derfor altid verificeres af en forælder.

» Gå til Piratskibet

YouTube

På YouTube samles alle vores videoer.

» Gå til YouTube

Få op til 30.000 kr i startkapital

Er I en nystartet forening, og mangler I startkapital? Så kan I nemt søge om tilskud på omkring 30.000 kr gennem ChangeX. Ansøgningsprocessen er simpel og hurtig.

Sådan gør I:

1. Saml en gruppe på mindst fem personer.
2. Skriv en kort tekst om jeres motivation for at starte en Coding Pirates Club.
3. Tag et billede af jeres gruppe (4-5 personer).
4. Udfyld ansøgningen her: ChangeX Ansøgning

Få op til 50.000 kr til jeres foreningsarbejde

DUFs lokalforeningspulje støtter lokale foreninger, der arbejder med børn og unge. I kan søge op til 50.000 kr om året til projekter, materialer og aktiviteter.

Sådan gør I:

1. Vær opmærksom på de nyeste retningslinjer og vejledninger på DUFs hjemmeside.
2. Ansøgningen åbner igen 20. juni 2024.
3. Vælg mellem “ansøgninger op til 15.000 kr.” og “ansøgninger over 15.000 kr.”
4. Indsend ansøgningen hurtigst muligt, da midlerne fordeles efter først-til-mølle princippet.

Vigtige punkter:

• Hvert projekt skal være afsluttet inden for 12 måneder.
• Sørg for, at jeres CVR-nummer og NemKonto er klar til at modtage midlerne.
• Ansøg om støtte til ét projekt eller én aktivitet pr. ansøgning.

For mere information, besøg DUF Lokalforeningspuljen.

Københavnerpuljen er en intern pulje under Coding Pirates Denmark, oprettet med midler fra den opløste forening Coding Pirates København. Puljen støtter aktiviteter og udstyr i afdelinger i København og Region Hovedstaden.

Hvem kan søge?
Alle foreninger under Coding Pirates Denmark, der er beliggende i København eller Region Hovedstaden.

Hvad kan søges støtte til?
Økonomisk støtte til aktiviteter, indkøb af udstyr, forplejning, samt opstart af nye afdelinger i området.

Forvaltning:
Puljen forvaltes af sekretariatet for Coding Pirates Denmark.

For mere information, kontakt sekretariatet i Coding Pirates Denmark.
[email protected]

Op til 200.000 kr. til lokale fællesskabsprojekter

Nordea-fonden støtter projekter, der styrker fællesskaber i lokalområdet gennem deres fokusområde “Liv i det lokale”. Foreninger og almennyttige organisationer kan søge op til 200.000 kr. i støtte. Typisk uddeles 10.000-40.000 kr. pr. projekt, og ansøgninger modtages og behandles løbende.

Sådan søger I:

1. Log ind på ansøgningsportalen med MitID Erhverv eller et privat MitID tilknyttet foreningens CVR-nummer.
2. Opret en profil og udfyld ansøgningsskemaet. Husk at vedlægge budget og vedtægter.
3. Forvent en svartid på op til fem måneder, hvorefter I modtager svar via e-mail og på ansøgningsportalen.

Få en hurtig vurdering:

Er I usikre på, om jeres projektidé er relevant for Nordea-fonden? Udfyld et skema på deres hjemmeside, og få en hurtig vurdering inden for 72 timer på hverdage.

For mere information og inspiration, besøg Nordea-fonden.

Op til 75.000 kr. til lokale projekter inden for kultur, fritid og sociale formål

Spar Nord Fonden støtter projekter, der styrker fællesskaber inden for kultur, fritid og det sociale område. Lokale projekter kan ansøge om op til 75.000 kr., mens landsdækkende projekter kan ansøge om større beløb.

Sådan søger I:

1. Vælg projektkategori: Lokale projekter (op til 75.000 kr.) eller landsdækkende projekter (over 75.000 kr.).
2. Udfyld ansøgningsskemaet på fondens hjemmeside, hvor I beskriver, hvordan projektet lever op til fondens impactprincipper såsom fællesskab, synlighed, og nyskabelse.
3. Indsend ansøgningen inden ansøgningsfristen. Vær opmærksom på, at projekter ikke må være påbegyndt før modtagelse af svar.

For mere information, besøg Spar Nord Fonden.