Året rundt i Coding Pirates

• Indkaldelse til generalforsamling efter gældende lokalvedtægter. 
  Læs mere om indkaldelse til generalforsamlingen og hvordan I afholder den her.
• Afholdelse af generalforsamling i marts/april (generalforsamlingerne afholdes i perioden efter hovedforeningens generalforsamling, som typisk afholdes i slutningen af februar, og før deadline af nedenstående dokumenter, som er den 1. maj.)

Indsendelse af foreningsdokumenter

Efter afholdelse af generalforsamling skal følgende dokumenter sendes – underskrevet af alle i bestyrelsen – til Coding Pirates Denmark samt foreningens egen bank inden den 1. maj:

• De nye, vedtagne vedtægter (underskrevet af alle i bestyrelsen inkl. suppleanter)
• Referatet fra generalforsamlingen (underskrevet af alle i bestyrelsen inkl. referent og ordstyrer)
• Årsregnskabet (underskrevet af alle i bestyrelsen samt lokalforeningens eksterne revisor)

Dokumenterne til Coding Pirates Denmark sendes til [email protected].

Undersøg, om vi har de korrekte oplysninger om jeres forening eller afdeling på vores officielle platforme:

• På jeres egen underside på hjemmesiden
• I medlemssystemet (tid, sted, bestyrelse, afdelingskaptajn)

Vi anbefaler, at I indhenter fornyede børneattester på alle jeres frivillige hvert 2. år. Men det er ikke et krav. Ønsker I hjælp til indhentelse af børneattester, kan I skrive til [email protected]

I skal huske at forny jeres CVR-nummeret hvert 3. år.

I vil automatisk få en mail, når det er tid til at forny CVR-nummeret. Det er derfor vigtigt, at jeres forenings mailadresse er rigtig og opdateret.

Hvis I ikke får fornyet CVR-nummeret, når det er tid, kan jeres kommune ikke udbetale penge eller sende regninger til foreningen.

• Opdatér antallet af aktive frivillige i sæsonen
• Indhent børneattester på nye frivillige
• Kontakt til samarbejdspartnere som f.eks. biblioteker, skoler, virksomheder eller andre organisationer i forhold til rekruttering af nye pirater samt frivillige
• Skal sæsonen have et overordnet tema eller skal I på virksomhedsbesøg? Involver de frivillige fra starten af med input. Måske har de kontakt til områdets største teknologi-virksomhed?
  

• Hvilken ugedag skal klubaftenen være? Og i hvilket tidsrum?
• Hvilke aldersgrupper skal inviteres? Skal der være flere hold?
• Hvornår skal sæsonen starte og slutte? Fastsæt gerne begge dage med det samme (Husk at tage højde for ferier, helligdage, konfirmationer samt særlige begivenheder på lokationen, som være afgørende for brug af lokalet)
• Skal der indkøbes eller anskaffes ny teknologi til sæsonen?
  

Efter endt tilmeldingsfrist:

• Dan et overblik over holdsammensætning
• Send en bekræftelsesmail til alle deltagere med informationer om sæsonens klubaftener, særlige inforamtioner om lokationen, om pauser, forventet adfærd og hvad der skal medbringes. Tilføj også gerne informationer til forældrene om deres i forbindelse med foreningen og klubaftenerne (Må de være til stede? Kan de bidrage? osv.)
  

Medlemssystemet

• Opret hold og inviter børn til klubaftenen
• Opdater info om de frivillige

Egne foreningssider

• Egen underside på hjemmesiden
• Facebookside- eller gruppe
• Maskinrummet

Rekruttering og synlighed

• Rekrutteringskampagne til sæsonen – tag ud til messer, biblioteker og skoler – og planlæg en kampagne på jeres sociale medier
• Udsend en pressemeddelelse i jeres lokale medier omhandlende sæsonstarten, en god historie, særlige klubprojekter, events, rekruttering eller lignende

» Gode råd til rekruttering af pirater
» Gode råd til rekruttering af frivillige

Indkøb af materialer og merchandise

• Indkøb af materiale til brug til klubaftenerne (Husk, du kan få rabat til indkøb af materialer hos vores samarbejdspartnere i rabatkataloget)
• Indkøb af trøjer eller andet merchandise til nye frivillige og pirater
• Indkøb og/eller design af egne roll-ups, bannere og flyers

» Gå til rabatkataloget
» Gå til designguiden
» Gå til frivillig-shoppen

Planlægning af sæsonens arrangementer

• Planlæg et “Åbent hus”-arrangement i løbet af sæsonen
• Planlæg et “Tag en ven med”-arrangement i løbet af sæsonen
• Planlægning af øvrige events og frivillig-arrangementer

Find matiale til kommunikation 

» Gå til Kommunikation

Medmindre I er en helt ny forening, vil der som regel være en gruppe af nye børn og frivillige til hver sæson. Det er vigtigt, at der bliver taget særlig hånd om dem, så de føler sig velkomne og får lyst til at komme igen og igen.

» Gode råd til onboarding af børn og unge

» Gode råd til onboarding af frivillige

Husk at tage billeder til jeres klubaftener – udnævn evt. en fast frivillig, der tager billeder. Det er sjovt for både børn og frivillige at se sig selv på billeder. Og så er det sjovt historisk at se billeder af de projekter, man har haft i årenes løb.

Opslå billeder og gode historier på jeres egne medier – og husk at indsende gode historier til Sekretariatet ([email protected]).

Vær opmærksom på, at der kan være nogle børn, der har sagt nej til at være på billeder. Tjek medlemssystemet.

• Husk løbende at følge op på klubaftenerne i frivilliggruppen – tag evt. et kort møde før eller efter hver klubaften
• Opfølgning på ansvarsområder til næste gang
• Evaluering af igangværende projekter

• Lav gerne en opsamling på måneden, der er gået
• Få styr på næste måneds vagtplan
• Kommunikér eventuelle ændringer i planlægningen ud til medlemmerne
  

Det er forskelligt fra forening til forening, hvordan og hvorfor man afholder bestyrelsesmøder. For nogen er det det som driver foreningen fremad, for andre ordnes udfordringer og sager i forbindelse med klubafterne og bestyrelsesmøderne er blot orienterende møder om foreningens tilstand.

Uanset, så bør man afholde mindst et par møder årligt, for at sikre at alle bestyrelsesmedlemmer og evt. interesserede medlemmer kan blive hørt og også følge med i hvad der rør sig i foreningslivet.  Bestyrelsesmøder er med til at signalere en meningsfyldt forening, hvor tingene behandles åbent og demokratisk.

Læs mere om hvordan I kan afholde meningsfyldte bestyrelsesmøder her.

Læs mere om unges engagement i foreningslivet her. (Pdf).

Hvis I er interesseret i hvordan I bedst kan bruge bestyrelsesarbejdet til at udvikle jeres forening, så har DUF en øvelse til netop dette. Man kan til tider stirre sig blind ved at gå i den samme silo, og udviklingshjulet kan være med til at blotlægge nogle af de uvaner og tendenser som man selv ubevidst er med til at lægge i vejen for foreningens udvikling.

• Evaluering af sæsonen, der er gået. Hvad har været en succes? Hvad skal vi have med i næste sæson? Hvilke projekter skal vi fortsætte med? Hvad ser børnene tilbage på? Hvad ser de frivillige tilbage på?
• Hold et afslutningsarrangement – og gerne et særskilt kun for frivillige
  
• Gå straks i gang med at planlægge næste sæson