Guides

På denne side har vi samlet informationer i form af guides, dokumenter og formalia, som er gode at have styr på, både når din forening eller afdeling er helt ny, og når den har eksisteret i flere år.

Administration

Bankkonti

Som forening er det en nødvendighed at have en konto i en bank af eget valg. Vi ved af erfaring, at foreninger ikke er de store pengemaskiner for bankerne, og oprettelsen af kontoen er derfor forventeligt med gebyr. Enten som et opstartsgebyr eller et fast årligt gebyr. Der kan dog være penge at spare ved at undersøge markedet frem for at vælge den første og bedste.

Undersøg hvad der er af behov i foreningen. Er det nok med en konto, som kan tilkobles en MobilePay-konto til indbetaling af kontingent m.m.? Forventes der at være stor aktivitet i løbet af året med små og store beløb, eller er det primært kontingent-indbetalinger ved sæsonstart? For nogle konti er der tale om gebyr pr. transaktion, og for andre er det faste gebyrer. Så I skal overveje, hvordan ting skal betales? Pr. faktura over netbank eller via et foreningskort?

Valget af bank har ofte noget med lokalt engagement at gøre. Banker er ofte interesserede i at støtte lokale aktiviteter, og hvis der er flere af de frivillige, som kender banken godt, kan der med stor sandsynlighed indgås bedre vilkår og aftaler med lokalbanken end gennem de store banker.

CVR, skat og moms

Et CVR-nummer bruges som udgangspunkt til virksomheder og større frivillig-foreninger, som sælger og køber produkter, eksempelvis koncerter, fredagsbarer, kursusvirksomhed m.m.

Frivillige foreninger er som udgangspunkt ikke forpligtet til at have et CVR-nummer, og de har heller ikke som udgangspunkt nogen afgifts- eller oplysningspligt over for det offentlige. Men hvis foreningen modtager tilskud eller vil søge tilskud fra kommunen eller en anden offentlig myndighed, skal den oftest have CVR-nummer og en Nemkonto.

Som udgangspunkt er Coding Pirates ikke momsregistrerede. Har foreningen et varesalg på 50.000 kr. årligt, som ikke indbefatter medlemskontingent, så skal foreningen momsregistreres og have et CVR. nr.

Vær opmærksom på, at CVR-nummeret skal genansøges hvert 3. år.

Det er dog en god idé at undersøge den konkrete situation for foreningen i forhold til større lokale events m.m., og have en revisor til at se på jeres foreningstruktur og regnskab, så foreningen kan vejledes i det konkrete eksempel. Alternativt er I altid velkomne til at kontakte Sekretariatet om dette.

» Læs mere på SKATs hjemmeside

Forsikring

Almindelig forsikring

Når det gælder almindelige forsikringsforhold som f.eks. løsøre, husforsikring eller andre materielle forhold, så er det lokalforeningerne selv, der skal sørge for forsikring.

Det er med andre ord lokalforeningernes eget ansvar at tegne forsikring for deres inventar, udstyr m.m.

Ansvarsforsikring

Så længe der er tale om frivilligt arbejde, har alle, der deltager i aktiviteter hos jer, selv et forsikringsansvar. På samme måde som hvis man brækker benet til en fodboldkamp, så er det ens egen ulykkesforsikring, der skal dække.

Det vil med andre ord sige, at lokalforeningerne ikke behøver at tegne f.eks. en ulykkesforsikring for deres frivillige – så længe det er sikret, at disse selv har tegnet en sådan forsikring.

DUF påpeger dog også, at med den form for aktiviteter, der primært finder sted i Coding Pirates, er en ulykkesforsikring knap så relevant.

Opsummering

På baggrund af ovenstående er det hver enkelt lokalforenings eget ansvar at sikre (og finansiere), at man har de/n forsikring(er), man mener dækker bedst.

Medlemsbetingelser

Nye frivillige registreres i systemet, når vi indhenter børneattester.  Datoen for hvornår attesten er modtaget af Coding Pirates registreres lokalt. Vi gemmer ikke CPR-numre elektronisk nogen steder.

Foreningens medlemmer er børn, unge og frivillige, som betaler kontigent til en godkendt lokalforening.

Prisen for frivillige er 75 kr. årligt.

» Læs de gældende medlemsbetingelser

Tavsheds- og underretningspligt

Alle borgere i Danmark er ifølge straffeloven underlagt tavshedspligt. Både frivillige og bestyrelsesmedlemmer af en forening er således per automatik underlagt tavshedspligt, som særligt gør sig gældende, i det man som frivillig arbejder med børn.

Straffelovens generelle bestemmelser om tavshedspligt betyder, at du som privatperson ikke må videregive private billeder og personlige oplysninger om andres private forhold. Dette kaldes den generelle tavshedspligt.

I en frivillig sammenhæng betyder det, at I ikke må give personfølsomme oplysninger om jeres brugere/medlemmer videre til uvedkommende, med mindre de har givet sit udtrykkelige samtykke til det.

Det kan eksempelvis være oplysninger om:

  • Familieforhold
  • Seksuelle forhold
  • Privatøkonomiske forhold
  • Sygdom
  • Straf
  • Misbrug
  • Sociale problemer

De frivillige i jeres organisation har altså en tavshedspligt ifølge Straffeloven. Det er derfor vigtigt, at I følger retningslinjer for, hvordan I håndterer tavshedspligt i jeres organisation eller forening.
Særligt i bestyrelsesarbejdet kan der være tale om at indgå en aftale om tavshedspligt, som gælder særligt følsomme emner.

Vedtægter

Standardvedtægter

Er I en ny forening, og skal I snart afholde stiftende generalforsamling? Så har vi lavet nogle standardvedtægter, som I kan tage udgangspunkt i, når I skal udforme jeres egne for første gang.

» Hent standardvedtægterne som word-dokument

Do’s and don’ts når det kommer til vedtægter

Vedtægter skal som udgangspunkt sikre foreningen, dens medlemsdemokrati og skabe rammerne for foreningens virke. Vedtægter bruges også til at kommunikere til samarbejdspartnere og offentlige myndigheder omkring foreningens struktur, hensigt, formål og demokratiske metode.

Vedtægter er grundloven i foreningen. De indeholder de juridiske forpligtelser, som medlemmer og bestyrelse indgår som forening med hinanden og resten af samfundet. Derfor er det også vigtigt at holde vedtægter og retningslinjer adskilt.

En bestyrelse eller en generalforsamling kan henstille til, at noget bliver gennemført, eller at en demokratisk procedure efterleves i foreningen. Men at indskrive det i vedtægterne bør have en konsekvens, såfremt dette ikke udføres.

Eksempel 1: Hvis det er nødvendigt at have en ansvarlig for at indhente børneattester, så foreningen lever op til lovkravene, så KAN det indskrives i vedtægterne. Men proceduren bør gøres, uanset om det står i vedtægterne eller ej. Der findes allerede en konsekvens i form af bødestraf, såfremt der ikke indhentes børneattester, så en sådan vedtægt vil være redundant.

Eksempel 2: Hvis man gerne vil have de frivillige til at benytte Slack som kommunikationsmiddel, og man derfor vælger at indskrive det i vedtægterne som et krav. Men hvis kravet ikke har en konsekvens, risikerer man, at vedtægterne bliver ligegyldige. På den måde bliver vedtægterne i værste tilfælde en losseplads for gode intentioner. Men hvis man modsat vælger at indskrive en konsekvens ved IKKE at bruge Slack, så risikerer man, at tingene bliver unødvendigt bureaukratiske. Hvis man f.eks. ønsker at skifte platform, kræver det pludselig en vedtægtsændring, som kun kan foregå på en generalforsamling.

Der er altså forskel på vedtægter og retningslinker. I eksempel 2 vil en retningslinje eller en henstilling fra generalforsamling eller bestyrelsen være bedre, da det har den samme virkning i foreningen, og det kan besluttes hurtigt ud fra bestyrelsens vurdering og beslutningsgrundlag, og det kræver derfor ikke en indkaldelse til generalforsamling.

Vær opmærksom på, at banker og kommuner kan stille krav om specifikke formuleringer. For at være sikker på at leve op til disse krav, er det en god idé at kontakte kommune eller bank i god tid, inden vedtægterne skal vedtages på den stiftende generalforsamling.

Grafik og foto

Designguide

I Coding Pirates har vi en designguide med designelementer til download. Her kan du finde alt fra skrifttyper og farvekoder til skabeloner. Derudover er det muligt at downloade skabelonerne og sætte sit eget designpræg på de grafiske elementer.

» Gå til designguiden

Fotopolitik

 Coding Pirates’ foto- og videokommunikation afspejler Coding Pirates’ værdier.

Derfor er der udarbejdet en fotopolitik, som fungerer som en støtte til frivillige i organisationen, når de producerer og udvælger foto- og videomateriale.

  • Billeder skal vise, at leg, kreativitet og teknologi er centrale værdier for Coding Pirates
  • Billeder skal vise, at der er aldersspredning hos Coding Pirates
  • Billeder skal vise, at Coding Pirates er for drenge og piger
  • Billeder af frivillige skal portrættere dem som engagerede, glade og i samarbejde med børnene. Det er ikke en formel skole-, eller undervisningssituation, så undgå billeder med frivillige, der eksempelvis står ved en tavle og forklarer børn, hvordan tingene hænger sammen. Det skal i stedet vise samspil.
  • Konteksten, som billederne er taget i, kan fortælle meget. Forsøg derfor at inddrage relevant information i billeder. Når vi fortæller med billeder, at børn leger med for eksempel LEGO, er det vigtigt, at LEGO også er med på billedet. Det samme gælder software, som Scratch og Unity osv.
  • Billeder skal vise en eksperimenterende tilgang til IT samt mod til at kaste sig ud i det ukendte.
  • Øjenkontakt med personen i billedet kan bruges til at skabe identifikation og fungerer godt til portrætter til for eksempel “Bliv frivillig” og “Bliv Coding Pirate”-flyers.
  • Personer, steder og aktiviteter skal vedlægges eller embeddes i billedet, for at kunne finde billedet igen og sortere i Coding Pirates’ billeddatabase.

Formalia

  • Det er et lovkrav og en del af Coding Pirates’ politik, at der gives skriftligt samtykke fra personer på billeder, der bruges til at fremme organisationens virke.
  • Nyere billeder foretrækkes fremfor ældre, da de repræsenterer et mere retvisende billede på organisationen. Ved eventuelle spørgsmål om ældre billeders repræsentationsværdi, kontakt Sekretariatet for vejledning.
  • Ved ældre billeder, der repræsenterer Coding Pirates’ aktiviteter, skal det fremgå af billedteksten, hvornår de er taget, og at det er et stockfoto/generisk billede.
  • Fotografen skal krediteres enten som: “Foto: Martin Exner/Coding Pirates” eller blot “Foto af Martin Exner”.
  • Billeder fra udefrakommende kilder bruges kun, hvis Coding Pirates’ billeder ikke eksisterer eller af anden grund ikke lever op til indhold- eller kvalitetskrav.
  • Digital manipulering af indhold som for eksempel spejlvending, fjernelse af mennesker og ting bør undgås, da det ikke længere viser et retvisende billede af aktiviteten eller begivenheden.
Fototilladelse

Når man tilmelder sig til Coding Pirates skal alle tage stilling til, hvorvidt der må tages billeder af dem i forbindelse med CP-aktiviteter: Klubaften, Game Jams, generalforsamling m.m. Som forening skal der derfor være styr på, at dette ønske bliver tilgodeset. Er man i tvivl, kontakter man selvfølgelig vedkommende eller dennes forældre for at få samtykke. Rent juridisk er reglerne blevet lempet betydeligt. Det ændrer dog ikke på, at vi respekterer den enkeltes valg.

Datatilsynet har den 26. september 2019 offentliggjort en ny praksis, der gør det nemmere at offentliggøre billeder på internettet. Hidtil har Datatilsynets praksis været, at situationsbilleder som udgangspunkt kunne offentliggøres uden samtykke af de afbildede personer, og at portrætbilleder krævede samtykke. Denne sondring er nu opgivet.

Helhedsvurdering og formål får betydning

Den nye praksis tager udgangspunkt i følgende:

  • Almindelige, harmløse billeder kan offentliggøres uden samtykke. Andre billeder kræver samtykke.
  • Den, der vil offentliggøre billedet, skal foretage en helhedsvurdering af billedet og formålet med offentliggørelsen, og ud fra denne vurdering afgøre, om billedet kan bruges ud fra interesseafvejningsreglen, eller om det kræver samtykke eller aftale.

Almindelige billeder

Ved almindelige billeder forstås, at billedet viser identificerbare personer, og ikke indeholder følsomme oplysninger, for eksempel skader, eller oplysninger om straf. Indeholder billedet ikke identificerbare personer, er det slet ikke omfattet af reglerne om personoplysninger. Personer er identificerbare, hvis de kan genkendes, så det er uden betydning, om der er knyttet navne til billedet.

Harmløse billeder

Ved harmløse billeder forstås, at der er et naturligt formål med at bruge billedet, og at billedet vurderet ud fra almindelig fornuft ikke udstiller, udnytter eller krænker nogen af de personer, der er på billedet. Hvis der er børn og unge på billedet, skal man være ekstra opmærksom på, om billedet er harmløst.

Pressefotos

I Coding Pirates har vi en række pressefotos, som frit kan bruges af alle frivillige. Pressen kan bruge billederne efter aftale, og med kredit til fotograf og/eller Coding Pirates.

» Gå til pressefotos

Klubaften og events

Adfærdsregler

Foreningen har vedtaget adfærdsregler gældende for alle afdelinger og foreninger, både voksne og børn, såvel til klubaftener og møder, online og offline. Oplever du et brud på reglerne, bør du altid kontakte din nærmeste ansvarsperson. Det vil sige:

  • Arrangementsansvarlig
  • Afdelingskaptajn
  • Lokalformand
  • Sekretariatet
  • Hovedbestyrelsen

Alle ansvarspersoner er orienteret om, hvordan man skal håndtere en situation med chikane.
Drejer det sig om en sag, der involverer den nærmeste ansvarsperson, kontaktes sekretariatet på nedenstående kontaktinformationer

Send en mail på ​[email protected]​ eller ring på tlf. ​27 83 65 25(Sekretariatets telefon er åben: Mandag – torsdag kl. 9-16 og fredag kl. 9-13.

Hvis du bryder adfærdsregler, kan vi udelukke dig fra Coding Pirates samt alle arrangementer uden en refusion af dit medlemsgebyr, og vi kan forbyde dig adgang til fremtidige Coding Pirates-arrangementer og til Coding Pirates’ online platforme.Er der tale om en mulig eksklusionssag, vil den lokale bestyrelse blive informeret om sagen og efterfølgende gennemgå den i forhold til eksklusion. Bliver dansk lov brudt, vil dette ​altid ​blive anmeldt til myndighederne.

Sager vil altid blive håndteret i henhold til dansk lov, foreningsretten og gældende vedtægter.Lokalforeningens bestyrelse er den juridiske instans, der er forpligtet ved lov til at varetage disse instanser. Er der behov for assistance, eller er der tvivl i forløbet, står Coding PiratesDenmark (Sekretariatet og Hovedbestyrelsen) til rådighed for at yde bistand. Er CodingPirates Denmark blevet kontaktet i forbindelse med en sag, og sagen bringes videre, vil den/ de relevante lokalforeninger blive kontaktet.

» Hent adfærdsreglerne

Børneattester

Det er lokalforeningernes eget juridiske ansvar at sørge for at indhente børneattester på de frivillige i afdelingen. 

Som udgangspunkt SKAL der indhentes børneattest på ALLE frivillige, inden de starter arbejde med børn og unge.

» Hent guiden til at indhente børneattester

Eventpulje

Eventpuljen er en pulje, som kan søges af alle lokalforeninger i Coding Pirates Denmark. Der kan f.eks. søges støtte til afholdelse af events, virksomhedsbesøg eller lignende.

OBS: Eventpuljen er midlertidigt lukket grundet foreningens økonomiske situation.

Hvis du har brug for sparring til din afdelings eller forenings økonomi, er du altid velkommen til at kontakte Sekretariatet på mail: [email protected] eller på tlf. 27 83 65 25.

Lokal kontakt og samarbejde

Det kan være nyttigt at række ud efter aktører i dit lokalområde. Hvis du leder efter en lokation, så overvej, om der er en institution eller en virksomhed i nærheden, som har mulighed for og lyst til at stille lokaler til rådighed. Måske du kan hænge plakater op på det lokale bibliotek, eller søge fonde eller puljer hos kommunen. Ofte vil det lokale erhvervsliv gerne støtte med et sponsorat eller med en donation til nyt udstyr. Eller måske vil de gerne sprede ordet og hjælpe med at hverve frivillige.

Eksempler på lokale samarbejdspartnere er skoler, efterskoler, produktionsskoler, uddannelsesinstitutioner, biblioteker og erhvervsliv.

Kommunen

Kommunerne råder over lokaler til kultur- og foreningsarbejde, og en frivillig- eller foreningskoordinator har allerede kontakter til mulige samarbejdspartnere, ligesom de har kendskab til allerede eksisterende faciliteter. Når I er godkendt som en folkeoplysende forening, kan I desuden søge om tilskud til driften af foreningen. Men vær opmærksom på, at der skal aflægges regnskab til kommunen, hvis I modtager tilskud.

Det er også muligt at få tilskud til særlige aktiviteter om sommeren og vinteren. De specifikke tilskud og målgrupper er forskellige fra kommune til kommune, og opdateres jævnligt.

Folkeskoler

Folkeskoler har i forvejen meget af det, som der er brug for til en klubaften: Lokaler og faciliteter. Desuden kender de lokale børn allerede lokalerne og stedet, og det er derfor let af finde frem til for de fleste. Man kan sjældent lade tingene stå fremme fra klubaften til klubaften, men til gengæld er der chance for, at der er tilknyttet et FabLab eller forskellige værksteder, som giver flere muligheder for det enkelte forløb eller projekt.

Biblioteker

Biblioteker har ofte en meget central placering i forhold til transport til og fra stedet. Børn og unge kender desuden ofte lokalerne, og forældrene, som skal hente og bringe, og som ikke er tilknyttet Coding Pirates, kan opholde sig på biblioteket i mellemtiden.

Lokalerne kan have særlige restriktioner, da de har mere karakter af kontorer end værksteder. Flere biblioteker har dog tilknyttet et Makerspace.

Makerspaces

Et Makerspace er et værksted for børn, unge og voksne, som laver prototyper eller andet kreativt og ofte teknologibaseret. Det indeholder som oftest 3D-printere, CNC-skærere og lignende teknologi, som er ideelt til klubaften-brug.

Her er også potentiale for at skaffe frivillige med interesse og erfaring for kreativitet og teknologi.

Virksomheder

Lokale virksomheder kan både være samarbejdspartnere i form af lokaler, udstyr, frivillige og virksomhedsbesøg. Eksempelvis er der flere dronevirksomheder som gerne kommer ud og demonstrerer deres forskellige modeller, ligesom robotvirksomheder eller andre gerne giver inspiration til børn og voksne. Eksempler på samarbejde er Microsoft i Lyngby og Umbraco i Odense.

Undervisningsinstitutioner

Undervisningsinstitutioner ligger ofte centralt og lægger gerne lokaler til klubaktiviteter. Vi samarbejder både med gymnasier, VIA University College såvel som ITU og DIKU. Fordelen her er også, at det for unge studerende er lettere at deltage som frivillig.

Maskinrummet

Maskinrummet er et intranet, som er til fælles gavn for alle Coding Pirates’ frivillige, foreninger og afdelinger. Det er en platform, hvor du kan dele materiale, søge og finde inspiration til klubaftener samt samle afdelingens frivillige.

Maskinrummet er kun til internt brug i Coding Pirates, og er derfor ikke til at kommunikere med børn eller forældre.

Martin Dybdal giver i videoen herunder en gennemgang af siden:

Det finder du i Maskinrummet

Projekter

På denne side finder du projekter, som frivillige har brugt og skabt i forbindelse med klubaftener. Det kan f.eks. være en guide til, hvordan man laver et forløb med Micro:bit, hvor der både er materialeliste, vejledning, planlægning m.m. Alle opfordres til at bidrage til siden. 

Klubaften

Her finder du inspiration til afholdelse af klubaftener. F.eks. lege, der kan skabe bedre sammenhold samt tips og tricks til at styrke læring og kreativitet.

Foreningsliv

På denne side finder du på sigt mange forskellige vejledninger til afdelingskaptajner, lokalbestyrelser, opstart af afdelinger, guides til medlemssystemet m.m. Siden er styret af Sekretariatet. Alle forslag til indhold er velkomne.

Lokalforeninger

Her har alle lokalforeninger muligheden for at oprette sit eget område, hvor der f.eks. kan listes kontaktpersoner, frivillige, hjælpere m.m. Her kan afdelingen også have sin egen kalender.

Gå til Maskinrummet

Er det første gang, du skal logge ind i Maskinrummet? Så opret nemt og hurtigt en ny bruger.

» Log ind eller opret bruger i Maskinrummet

Support til Maskinrummet

Har du spørgsmål til Maskinrummet, kan du spørge skarpe frivillige til råds på Slack-kanalen #maskinrummet-support eller sende en mail til [email protected][email protected]

Merchandise

Coding Pirates samarbejder med Sportyfied ApS om at levere et bredt udvalg af merchandise til pirater og frivillige i foreningen. Sortimentet er sammensat med udgangspunkt i foreningens medlemmer og skiftes fra tid til anden.

Der findes både en Pirat-shop, hvor alle interesserede kan købe Coding Pirates-merchandise, samt en Frivillig-shop, hvor frivillige kan indkøbe merchandise til både frivillige og pirater.

Har du en god idé til en udvidelse af sortimentet, kan du kontakte Coding Pirates Denmarks sekretariat via mail på [email protected] eller via Slack på kanalen #merchandise.

Vi forsøger at efterkomme ønsker, men vi kan ikke garantere, at alle ønsker bliver en del af Coding Pirates’ merchandise-sortiment.

Køb samlet ind i afdelingen og spar penge

Produkterne kan købes enkeltvis, men der opnås rabat ved køb af flere produkter – herunder gratis fragt ved køb over 300 kr. Det er derfor en god idé, hvis du samler jeres indkøb i afdelingen og bestiller samlet.

Har du brug for merchandise til dine lokale events?

Sportyfied sidder klar til at imødekomme jeres ønsker. Tøv derfor ikke med at tage direkte kontakt til Sportyfied, så fremstiller de det merchandise, der matcher jeres specifikke ønsker.

Kontaktperson hos Sportyfied: Tine Hegelund – [email protected]

» Gå til Frivillig-shoppen

» Gå til Pirat-shoppen

Rabatkataloget

I rabatkataloget finder du som frivillig gode rabatter fra samarbejdspartnere, som er leveringsdygtige i alt fra robotter og Micro:bits til 3D-print og teknologier. Benyt jer af rabatkataloget, når I indkøber nyt materiale til klubaftenenen.

Rabatkataloget opdateres for et år ad gangen.

Har du ønsker eller forslag til virksomheder, så er du altid velkommen til at kontakte Sekretariatet, så tager vi kontakt til virksomheden.

» Gå til rabatkataloget

Kontakt os

Mail:  [email protected]
Telefon:  27 83 65 25

Kontakt os på Slack

For medlemmer og frivillige af Coding Pirates er det også muligt at kontakte Sekretariatet på Slack:

Hjælp os med at blive bedre

Hvis du har tilføjelser, rettelser eller input til Frivilligportalen, så send dem gerne til [email protected]

Coding Pirates Denmark
Sverigesgade 20, 1. sal
5000 Odense C
[email protected]
+45 27 83 65 25

Mandag-torsdag kl. 9-16
Fredag kl. 9-13

CVR: 35552316

Privatlivspolitik