Annoncering af eventet

• Skriv en pressemeddelse med information om eventet. ( link til eksempel)
• Husk at medsende et godt billede/pressefoto (link til folder. Husk at kreditere fotografen!)
• Annoncerering via presse, medier og SoMe-kanaler (link til SoMe-materiale)
• Mails til forældre (link til eksempel)
• Gå sammen med andre Coding Pirates-lokalforeninger i andre byer eller andre foreninger som f.eks. Spejderne, e-sport, ungdomsskoler, skolefritidsordninger m.m. Det giver en større rækkevidde, og man får også introduceret og netværket med frivillige fra andre organisationer.
  
  

Forberedelse

• Hav en opstartsdato for klubaften parat, så interesserede ved, hvornår de skal af sted næste gang, hvis de ønsker at blive frivillige.
• Lav infoflyers med kontaktinfo på foreningen
• Opsæt roll-ups for at skabe opmærksomhed – helst ved indgangen til mødet, så forbipasserende også kan fristes til at deltage.
  
  

Til selve informationsmødet

• Giv konkrete informationer om foreningen, både hoved- og lokalforeningen. Fortæl bl.a. hvor mange afdelinger, I har og  hvor længe lokalafdelingen har eksisteret.
• Fortæl hvordan en klubaften foregår for de frivillige.
• Giv et godt overblik over sæsonen med information om de klubaftener og events, som de forventes at deltage i som frivillige.
• Kom med eksempler på, hvilke funktioner man kan have som frivillig i foreningen. Husk også at der kan være potentielle bestyrelsesmedlemmer blandt de fremmødte. Se listen over forskellige typer og ansvarsområder her.
• Fortæl om hvor mange børn og unge I regner med at have den kommende sæson, aldersgrupper, og hvor mange de evt. skal arbejde med.
• Introducér gerne hvilken tilgang jeres afdeling har: Specifik teknologi, pædagogik, sæsonplanlægning m.m.
• Gør opmærksom på at vi tager vores ansvar seriøst og informér bl.a. om børneattester og kontingenter. Som frivillig og medlem er man med til at skabe en demokratisk foreningen.
• Afsæt tid til at få talt med den enkelte og lav gerne konkrete aftaler på dagen om, hvornår de kan deltage første gang, hvis de har interesse.
  
  

Frivillige kommer sjældent af sig selv – de skal opdage, at vi findes! Jo mere synlig Coding Pirates er, desto større er chancen for at tiltrække de rigtige personer. Synlighed handler både om at være til stede i det fysiske rum og om at fortælle vores historie gennem sociale medier, nyhedsbreve og lokale medier.

Hver klubaften er en mulighed for at vise foreningen frem. En nysgerrig forælder, en tidligere kodepirat eller en ven af en frivillig kan være den næste, der får lyst til at engagere sig. Derfor er det vigtigt at gøre det tydeligt, at vi altid har plads til nye frivillige.

For at styrke vores synlighed kan I:

• Sætte roll-ups op hver gang I har klubaften eller deltager i et event.
• Være åbne og imødekommende over for nysgerrige forældre og besøgende.
• Have postkort eller flyers klar med kort info og kontaktmuligheder.
• Sørge for, at alle frivillige bærer Coding Pirates-t-shirts, så interesserede kan se, hvem de kan henvende sig til.
• Dele klistermærker ud til børn og frivillige – de spreder budskabet videre.
  
  

Den bedste måde at vise, hvad Coding Pirates handler om, er at invitere folk indenfor. Åbne klubaftener giver interesserede en fornemmelse af fællesskabet, aktiviteterne og hvordan det er at være frivillig. Mange siger først ja, når de har set det hele i aktion.

Planlæg gerne specifikke åbne klubaftener, hvor der er ekstra fokus på at tage godt imod nye. Men husk, at I altid kan tage imod interesserede spontant – så længe nogen er klar til at vise dem rundt og svare på spørgsmål.

For at gøre åbne klubaftener til en succes:

• Hav en frivillig klar til at tage imod nye og guide dem gennem aftenen.
• Sørg for, at der er flyers med kontaktinfo, så de kan følge op senere.
• Gør det tydeligt, at alle er velkomne – f.eks. med en velkomstplakat eller et opslag på sociale medier.
  
  

Kortlæg jeres eget netværk. Man kan hurtigt bruge tid på ressourcetunge omveje, men måske man selv sidder med en direkte vej til frivillige i sit netværk.

Klarlæg derfor altid i fællesskab de frivilliges og foreningens netværk.

Internt netværk

• Personlige bekendtskaber
• Venner og familie
• Forældre
• Ældre søskende (til pirater)
• Tidligere kodepirater og frivillige
  
  

Eksternt netværk

• Elever og undervisere på lokale studier og uddannelsesinstitutioner
• Lokale virksomheder
• Kommunen
• Frivilligportaler 
• Makerspaces
• Folkeskoler
  
  

Husk også på, at det også er muligt at deltage i forskellige arrangementer i samarbejde med lokallivet for at skabe opmærksomhed hos både børn og voksne. Det kan f.eks være til sommerfester, gadefester, byfester, frivilligdage, messer, kulturdage m.m.

Frivillige findes mange steder – nogle har måske aldrig hørt om Coding Pirates, mens andre bare mangler det sidste skub for at engagere sig. Lokale events som byfester, messer, frivilligdage og andre kulturarrangementer er oplagte steder at møde nye mennesker og sprede budskabet om foreningen.

En stand ved et event giver mulighed for at tale direkte med interesserede og give dem en oplevelse af, hvad vi laver. Men for at fange folks opmærksomhed er det vigtigt at gøre standen så spændende og indbydende som muligt.

For at gøre jeres stand attraktiv og engagerende:

• Hav en interaktiv aktivitet, hvor folk kan prøve teknologi eller kreativitet i praksis – fx små kodeøvelser, spil eller robotter.
• Brug roll-ups, plakater og flyers til at gøre Coding Pirates synlig og let at huske.
• Hav flyers, postkort eller visitkort med korrekt kontaktinfo, så interesserede nemt kan tage information med hjem.
• Konkrete datoer på klubaftener, som interesserede kan deltage i snarest muligt
• Vis eksempler på tidligere projekter og forløb, så besøgende kan få en idé om, hvad vi arbejder med.
• Tag interesserede pirater med, så de kan vise deres projekter frem og fortælle om deres oplevelser – det giver et autentisk indblik i, hvad Coding Pirates handler om.
  
  

Nogle vil måske ikke tilmelde sig med det samme, men hvis de får en god oplevelse, kan de huske os og vende tilbage senere. En inspirerende samtale eller en sjov aktivitet kan være det, der får dem til at tage det næste skridt mod at blive frivillig.

Studerende, især inden for IT, undervisning eller pædagogik, er oplagte frivillige. Mange leder efter erfaring til deres CV, ønsker at prøve kræfter med undervisning, eller brænder for teknologi og kreativitet. Derfor er uddannelsesinstitutioner et godt sted at rekruttere nye frivillige.

Der er flere måder at nå studerende på – undersøg mulighederne for at:

• Holde et oplæg om Coding Pirates og frivillighed for studerende, enten i undervisningen eller som et særskilt event.
• Afholde et infomøde på stedet, hvor interesserede kan høre mere og stille spørgsmål.
• Opsætte plakater og flyers på opslagstavler og i fællesområder.
• Få en rekrutteringsvideo vist på universitetets eller skolens info-skærme.
• Dele opslag via skolens interne platforme som nyhedsbreve, hjemmesider eller online fora.
  
  

Tip: Kontakt skolens sekretærkontor for at høre, hvilke muligheder de tilbyder – de kan ofte guide jer til de rigtige kanaler og kontaktpersoner.

Sociale medier er en af de bedste måder at tiltrække nye frivillige – men det kræver mere end blot at skrive “vi søger frivillige”. Folk engagerer sig i historier, billeder og videoer, der viser fællesskabet og det meningsfulde arbejde, som frivillige er en del af.

Der er flere metoder til at bruge sociale medier effektivt:

1. Få følgere og del jeres hverdag
   Opbyg en følgerskare ved regelmæssigt at dele opslag om de ting, I laver – både under klubaftener, ved forberedelser og ved sæsonafslutninger. Giv et ægte indblik i foreningen, så potentielle frivillige kan se, hvad de bliver en del af. Brug billeder og små historier fra jeres aktiviteter for at skabe nærvær og engagement.

2. Booste opslag og begivenheder
   En af de nemmeste måder at nå ud til flere på er at bruge betalte boosts på sociale medier. Overvej at booste et opslag om jeres frivilligfællesskab eller en kommende begivenhed. Begivenheder fungerer som åbne invitationer, som folk nemt kan tilmelde sig. Boosts er relativt billige og kan målrettes specifikke grupper, fx forældre, studerende eller IT-interesserede.

3. Deltag i lokale grupper
   Mange kommuner, bydele og foreninger har lokale Facebook-grupper, hvor opslag om fritidsaktiviteter og frivilligt arbejde bliver set af de rette personer. Del jeres opslag her – både generelle opslag om Coding Pirates og specifikke opslag om, at I søger nye frivillige.

4. Interager med andre foreninger og lokale aktører
   Sociale medier er ikke kun en platform for jeres egne opslag – det er også en mulighed for at skabe relationer. Brug lidt tid hver måned på at følge, like og kommentere opslag fra andre lokale foreninger, virksomheder og personer. Når I viser interesse for dem, bliver de ofte nysgerrige på Coding Pirates og kan ende med at dele jeres opslag eller anbefale jer til deres netværk. Dette kan være en stor fordel, når I søger frivillige, lokaler eller samarbejdspartnere.

Ved at kombinere disse metoder skaber I både et stærkt online-fællesskab og gør det nemmere for nye frivillige at opdage og engagere sig i Coding Pirates.

Den nemmeste måde at få nye frivillige? Gennem dem, der allerede er med! Langt de fleste frivillige kommer ind, fordi de kender nogen, der har anbefalet det. Derfor er det vigtigt at aktivere jeres eksisterende netværk.

• Opfordr frivillige til at tage en ven med – det føles tryggere at starte sammen med nogen, man kender.
• Brug forældre som ambassadører – mange har kollegaer eller venner, der kunne være interesserede.
• Hold kontakten med tidligere frivillige – måske har de tid igen senere.
  
  

Mange bliver frivillige, fordi de har hørt en begejstret historie fra en, de kender. Sørg for, at jeres frivillige føler sig stolte af at være med – så spreder de budskabet videre.

En god offboarding er lige så vigtig som en god onboarding. Når en frivillig stopper, er det vigtigt at sikre, at de forlader foreningen med en god oplevelse – både fordi de kan vende tilbage senere, og fordi de fortsat kan være ambassadører for Coding Pirates.

Mange frivillige stopper ikke, fordi de mister interessen, men fordi de ikke længere har tid til de ugentlige klubaftener. Det betyder dog ikke, at de ikke stadig kan bidrage på andre måder:

• Som ambassadør – tidligere frivillige kan hjælpe ved rekrutteringsarrangementer og fortælle nye frivillige om deres oplevelser.
• Som mikrofrivillig – de kan deltage i Game Jams, events eller enkelte klubaftener med deres ekspertise.
• I bestyrelsen eller med administrative opgaver – nogle kan have lyst til at hjælpe med organisering uden at deltage fast i klubaftenerne.
• Gennem vidensdeling – tidligere frivillige kan dele deres erfaringer, så vigtig viden ikke går tabt, når nogen stopper.
  
  

Det er også vigtigt at huske, at frivillige kan tage en pause eller orlov og vende tilbage senere. At holde døren åben og holde kontakten kan betyde, at en tidligere frivillig bliver en værdifuld del af foreningen igen på et senere tidspunkt.