Guide

General​forsamlinger

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed og det er her menige medlemmer vælger bestyrelsesmedlemmer og vedtager eller ændrer foreningens vedtægter. En ny forening bliver stiftet ved at afholde en stiftende generalforsamling. Herefter skal foreningen hvert år afholde en ordinær generalforsamling. Hvis der er behov, kan der endvidere indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling. Både landsforeningen Coding Pirates Denmark og hver lokalforening skal afholde generalforsamlinger ifølge med deres egne vedtægter.

Stiftende generalforsamling

For at oprette en ny Coding Pirates lokalforening skal der afholdes en stiftende generalforsamling. Her vælges foreningens bestyrelse, og vedtægterne godkendes. Vi anbefaler, at der som minimum vælges en formand, næstformand og kasserer.

Ved udformningen af foreningens vedtægter anbefaler vi, at I tager udgangspunkt i vores standardvedtægter, som kan findes her:
» Standardvedtægter for lokalforeninger

Coding Pirates lokalforeninger er endvidere forpligtet til at følge Coding Pirates Denmark’s vedtægter, som kan findes på denne side:
» Coding Pirates Denmark’s vedtægter

Efter generalforsamlingen skal følgende dokumenter hurtigst muligt indsendes til sekretariatet på [email protected]

  • Referat fra generalforsamlingen, underskrevet af dirigent, referent og hele bestyrelsen
  • Gældende vedtægter, underskrevet af dirigent og hele bestyrelsen
  • Kontaktoplysninger på formand, kasserer og afdelingskaptajn

     

» Hent skabelon til referat og vedtægter for stiftende generalforsamling

Lokalforeningen optages formelt som medlem af Coding Pirates Denmark efter godkendelse af hovedbestyrelsen.

Ordinær generalforsamling

Foreningen skal hvert år afholde en ordinær generalforsamling i overensstemmelse med sine vedtægter. Vær opmærksom på at nedenstående vejledning er baseret på standardvedtægterne, som ofte (men ikke altid) svarer til lokalforeningens egne vedtægter.

Uddrag fra standardvedtægterne
“§ 5 stk. 1 Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen, som afholdes hvert år ca. en måned efter Coding Pirates Denmarks årlige generalforsamling. Generalforsamlingen indkaldes skriftligt med mindst en måneds varsel med angivelse af dagsorden.”

» Hent skabelon til indkaldelse af generalforsamling

💡 Coding Pirates Denmark afholder generalforsamling i første kvartal, typisk den første lørdag i marts. 

Generalforsamlingen som fællesskab
Selvom generalforsamlingen er en formel begivenhed, er den også en vigtig social og demokratisk sammenkomst. Her mødes hele foreningen på lige fod, og det er medlemmerne, der træffer beslutninger om foreningens fremtid.

  • Overvej at arrangere en pause med et socialt indslag – prisuddelinger, en kort præsentation eller andet, der fejrer fællesskabet.
  • Hvis der er fredsvalg (uden modkandidater), så opfordr til, at kandidater alligevel holder en lille kamptale.
  • Gode møder indebærer god forplejning, gode pauser og godt selskab.

Afstemninger og dokumentation
For at sikre en gyldig afstemning og undgå tvivl om foreningens legitimitet:

  • Dokumentationen og afstemningerne skal følge vedtægterne.
  • Banker og offentlige myndigheder stiller stigende krav til foreningers drift – sørg for at have styr på protokollerne.
  • Stemmeoptællere bør ikke være bestyrelsesmedlemmer, da det kan skabe interessekonflikter.

Efter generalforsamlingen
Senest 1. maj skal følgende dokumenter indsendes til Coding Pirates Denmark på [email protected]

  • Gældende vedtægter (kun hvis der er ændringer) – underskrevet af dirigent og hele nyvalgte bestyrelse
  • Referat fra generalforsamlingen – underskrevet af dirigent, referent og hele nyvalgte bestyrelse
  • Godkendt regnskab – underskrevet af hele afgående bestyrelse og deres revisor
  • Opdaterede kontaktoplysninger på formand, kasserer og afdelingsleder
  • Formandsberetning samt en liste over det foregående års aktiviteter (anbefalet, men ikke påkrævet)

📌 Bemærk: Hvis foreningen har ændringer i tegningsretten eller søger kommunal støtte, kan det også være nødvendigt at sende relevante dokumenter til banken og kommunen.

Ekstraordinær generalforsamling

Hvis der opstår behov for beslutninger uden for den årlige generalforsamling, kan der afholdes en ekstraordinær generalforsamling.

Uddrag fra standardvedtægterne:
“§ 6 – Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når et flertal af bestyrelsen finder det nødvendigt eller når mindst 1/4 af foreningens medlemmer stiller skriftligt krav herom med angivelse af dagsorden. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes skriftligt med mindst 14 dages varsel til alle medlemmer (e-mail er tilladt). Dagsorden skal udsendes minimum 7 dage før den ekstraordinære generalforsamlingen.”