Sådan driver du en forening
Som en del af Coding Pirates er I med til at skabe fællesskab, læring og teknologisk leg for børn og unge. For at foreningen fungerer bedst muligt, er der en række opgaver, der skal varetages i løbet af året. Her får I en praktisk oversigt til at holde styr på dem – så I kan fokusere på det sjove!
📑 Administrativt
Disse opgaver skal varetages én gang om året for at sikre en velfungerende forening.
Lokalforeninger skal afholde generalforsamling efter lokalforeningens gældende vedtægter. Generalforsamlingen afholdes typisk efter hovedforeningens generalforsamling og før deadline for indsendelse af dokumenter (1. maj). Hovedforeningens generalforsamling afholdes hvert år i første kvartal, typisk den første weekend i marts.
Husk at indkaldelsen til generalforsamling typisk skal sendes skriftligt til jeres medlemmer med mindst én måneds varsel med angivelse af dagsorden.
Se vejledning til generalforsamlinger:
» Generalforsamlinger
Senest 1. maj skal følgende dokumenter indsendes til Coding Pirates Denmark på [email protected]
- Gældende vedtægter (kun hvis der er ændringer) – underskrevet af dirigent og hele nyvalgte bestyrelse
- Referat fra generalforsamlingen – underskrevet af dirigent, referent og hele nyvalgte bestyrelse
- Godkendt regnskab – underskrevet af formand, kasserer og revisor (gerne fra tidligere bestyrelse)
- Opdaterede kontaktoplysninger på formand, kasserer og afdelingsleder
- Formandsberetning samt en liste over det foregående års aktiviteter (anbefalet, men ikke påkrævet)
📌 Bemærk: Hvis foreningen har ændringer i tegningsretten eller søger kommunal støtte, kan det også være nødvendigt at sende relevante dokumenter til banken og kommunen.
Sørg for, at jeres oplysninger er opdaterede på alle platforme. Dette gælder især:
- Lokalforeningens egen underside på Coding Pirates’ hjemmeside
- Medlemssystemet (tid, sted, bestyrelse, afdelingskaptajn)
For at skabe et trygt miljø for børnene anbefales det at indhente nye børneattester på alle frivillige hvert år.
Se vejledning til børneattester:
» Indhent børneattester
Ønsker I hjælp til processen, kan I skrive til [email protected]
Foreningens CVR-nummer skal fornyes hvert 3. år.
Vigtigt:
- I modtager en mail fra Erhvervsstyrelsen, når det er tid til fornyelse.
- Hvis CVR-nummeret ikke fornyes, kan kommunen ikke udbetale tilskud eller sende fakturaer til foreningen.
- Sørg for, at foreningens kontaktoplysninger er opdaterede, så I modtager påmindelsen.
📆 ÅRSHJUL
Dette årshjul giver overblik over vigtige datoer og aktiviteter i løbet af året – både lokalt, nationalt og i First LEGO League.
Konkret overblik over de vigtigste aktiviteter og deadlines på lokalt niveau.
- januar / februar — Opstart af forårssæson
- marts / april — Afholdelse af lokal generalforsamling
- 1. maj — Deadline for indsendelse af regnskab
- maj / juni — Afslutning af forårssæson
- august / september — Opstart af efterårssæson
- november / december — Afslutning af efterårssæson
Nationale events og møder, som I har mulighed for at deltage i:
- første weekend i marts — Landsmøde og generalforsamling i Coding Pirates Denmark
- marts / april — Børne IT-konference
- juni — Folkemøde på Bornholm
- oktober — Ada Lovelace Day
- november — Game Jam
Hvis jeres lokalforening deltager i First LEGO League, skal I være opmærksomme på følgende datoer:
- marts / april — Tilmelding åbner
- august / september — Offentliggørelse af årets emne
- november — Lokale finaler
- november / december — Danmarksfinale
🧭 SÆSON FORBEREDELSE
En ny sæson betyder nye muligheder. Planlæg jeres klubaftener og aktiviteter, så I skaber de bedste rammer for børn og frivillige.
Før sæsonstart skal foreningen oprette nye aktiviteter i medlemssystemet og invitere børn fra ventelisten. Når holdene er sammensat, bør der sendes en bekræftelsesmail til forældrene med praktisk information om tid, sted og andre relevante detaljer. Det er også vigtigt at vurdere antallet af frivillige, da dette afgør, hvor mange børn der kan inviteres ind.
Overvej, om der er behov for indkøb af nye materialer, der kan styrke aktiviteterne og gøre klubaftenerne endnu mere spændende for børnene. Det kan være en god idé at overveje, om der er behov for nye ressourcer som robotter, Micro:bits, 3D-print eller andre kreative værktøjer, der understøtter teknologiforståelse og innovation.
Se rabatkataloget for gode tilbud på materialer:
» Rabatkatalog
For at skabe en spændende og engagerende sæson kan det være en fordel at arbejde med et overordnet tema. Dette kan f.eks. være spiludvikling, kunstig intelligens eller bæredygtig teknologi. Derudover kan I overveje, om sæsonen skal indeholde virksomhedsbesøg eller samarbejde med eksterne partnere. Det kan give børnene inspiration og indsigt i teknologiens anvendelse i praksis.
Inddrag gerne de frivillige i denne proces – måske har de kontakter til en relevant virksomhed eller kender spændende gæstetalere, der kan bidrage til forløbet.
For at tiltrække nye børn og frivillige er det en god idé at lave en udvidet rekrutteringsindsats. Det kan f.eks. være gennem samarbejder med skoler og biblioteker, deltagelse i lokale events eller opslag på sociale medier. I kan også sende pressemeddelelser til lokale medier for at skabe opmærksomhed omkring sæsonstart eller særlige arrangementer.
Find inspiration til rekruttering af nye medlemmer og frivillige:
» Rekruttering af børn og unge
» Rekruttering af frivillige
Hver sæson starter nye børn og frivillige i foreningen. Sørg for, at de får en god velkomst og en let introduktion til jeres aktiviteter.
- Gennemgå foreningens værdier og regler.
- Hjælp frivillige med at finde roller, der matcher deres interesser.
- Skab en tryg atmosfære, hvor børnene hurtigt føler sig hjemme.
🌱 FÆLLESSKAB OG FREMDRIFT
Gode møder, synlighed og opfølgning på foreningens aktiviteter sikrer motivation og trivsel hos børn og frivillige.
Billeder og historier fra klubaftener er en god måde at styrke fællesskabet og vise, hvad Coding Pirates handler om. Del dem på sociale medier for at inspirere og engagere både nuværende og kommende medlemmer. Hvis I ønsker at indsende gode historier til Coding Pirates Denmark, kan det gøres via [email protected]
Det kan også være en god idé at sende en pressemeddelelse til lokale medier om sæsonstart, en god historie, særlige klubprojekter, events, rekruttering eller lignende. Har jeres forening f.eks. gennemført et spændende projekt, haft et samarbejde med en virksomhed eller oplevet noget særligt i klubben, kan det skabe opmærksomhed og inspirere andre.
Vigtigt: Børn må kun fotograferes, hvis der er givet samtykke. Fototilladelser kan tjekkes i medlemssystemet under aktivitetens deltagere.
Foreningen bør afholde bestyrelsesmøder jævnligt for at sikre god styring og udvikling. Her kan I:
- Evaluere sæsonens forløb.
- Diskutere nye idéer og eventuelle udfordringer.
- Engagere medlemmerne i beslutninger.
Når sæsonen nærmer sig sin afslutning, er det en god idé at afholde et afslutningsarrangement for børnene samt en evaluering blandt de frivillige. Hvad har fungeret godt, og hvad kan forbedres? På den måde sikres det, at erfaringer og gode idéer videreføres til næste sæson.
Frivillige fortjener også at blive anerkendt for deres indsats. Et socialt arrangement kan styrke fællesskabet og skabe rum for uformelle samtaler. Her kan man takke dem for deres engagement, samle op på sæsonen og måske dele erfaringer og idéer til næste sæson. Dette kan f.eks. være en hyggelig middag, et socialt arrangement eller en workshop. Foreningens økonomi kan bruges til at dække udgifterne til sådanne arrangementer, så de frivillige ikke selv skal betale.